Hvorfor bruge Advanced Projects?

Projektlederen og CFO’en har en fælles hovedpine

I kender det nok alt for godt: Projektlederen styrer ressourcer i Excel eller Jira, mens økonomichefen fakturerer i ERP-systemet. Resultatet? Tallene stemmer aldrig overens, og viden er forældet før den når ledelsesgangen.

Arbejdet i de traditionelle systemsiloer begrænser mulighederne for at effektivisere jeres forretnings lønsomhed. For i en projektforretning er tid den kostbareste ressource.

Når systemerne ikke taler ordentlig sammen, opstår der revner i jeres omsætningspotentiale - timer glemmes, tillæg faktureres ikke, og budgetter skrider uden varsel.

Registreringer på projekter er vigtige data, som ikke kun skal ligge i projektstyringsværktøjet. De skal deles med ERP-systemet, så I bedre kan styre kapacitet, ressourcer og analysere på projektets lønsomhed. 

Der findes en oplagt løsning til denne hovedpine: Advanced Projects til Business Central.

Men først tager vi et kig på, hvorfor udviklingen for projektorienterede virksomheder vender retningen mod integrerede værktøjer bygget direkte i ERP-systemet.

Et paradigmeskift for projektorienterede virksomheder

Det globale marked for professionelle tjenesteydelser gennemgår et fundamentalt skift. Hvor forretningsmodellen historisk har været drevet af simpelt salg af timer, bevæger markedet sig mod mere komplekse leverancemodeller.

Kunder efterspørger i stigende grad faste priser, resultatbaseret aflønning eller abonnementslignende serviceaftaler ("Everything-as-a-Service"). 

For virksomheder, hvis primære aktiv er viden og medarbejdere - såsom IT-konsulenthuse, rådgivende ingeniører, softwareudviklere, landinspektører, arkitekter og lign.- skaber dette et pres på de interne styringssystemer.

Den traditionelle tilgang har været at anvende decentrale systemer. 

Projektlederne bruger f.eks. værktøjer som Microsoft Project, Jira eller Excel til at styre opgaver og ressourcer, mens økonomiafdelingen anvender et separat ERP-system til fakturering og regnskab. 

Denne opdeling skaber "datasiloer", hvor kritisk information om projektets fremdrift (f.eks. færdiggørelsesgrad) ikke synkroniseres med de finansielle nøgletal (f.eks. fakturering og omkostninger) i realtid.

Konsekvensen er en forsinket reaktionsevne, hvor ledelsen først opdager budgetoverskridelser eller lav ressourceudnyttelse, når måneden er omme, og skaden er sket.

Med denne tilgang vil I altid være ét skridt bagud.

Vi er er derfor nødt til at adressere, at standardfunktionalitet og opdelte silosystemer måske ikke altid er nok, hvis I skal følge med markedets og jeres kunders udvikling.

Business Centrals projektmodul er begrænset

Business Central er en markedsledende ERP-platform for små og mellemstore virksomheder. Standardversionen inkluderer et mindre Projektmodul, som dækker basal projektstyring.

Modulet kommer dog ofte til kort, når kompleksiteten stiger. Standardmodulet mangler dybden i ressourceplanlægning (f.eks. grafisk drag-and-drop), avanceret budgettering (f.eks. revisionsstyring) og den specifikke branchelogik, der kræves for at håndtere fakturering af mere komplekse og varierende projekter.

Det er i dette spændingsfelt, at Advanced Projects positionerer sig. 

Ved at bygge en fuld PSA-løsning (Professional Service Automation) direkte ind i Business Central, transformeres ERP-systemet fra at være en bagud skuende "bogholder" til at være en fremadskuende "driftsplatform".

Dette koncept bygger på en "All-in-One"- tankegang, hvor registreringer, overblik og data samlet ét centralt sted. Men uden at vi åbner for adgang til de centrale dele af regnskabet for projektledere og dem der tidsregistrer, og uden at vi laver en hjemmebygget monolit.

Hvad er Advanced Projects?

Advanced Projects fra Progressus er den strategiske overbygning til Business Central, der transformerer standard ERP-funktionalitet til en komplet løsning for projektorienterede virksomheder. 

Hvor traditionelle systemer ofte skaber en kløft mellem projektledelse og økonomi, bygger Advanced Projects bro ved at integrere dybdegående projektstyring direkte i jeres forretnings finansielle kerne – nemlig i Business Central.

Løsningen er designet til at håndtere kompleksiteten i moderne projektleverancer - fra avanceret budgettering og ressourcestyring til detaljeret kontraktstyring og fakturering. Det handler ikke kun om at registrere tid og omkostninger, men om at skabe fuld transparens i realtid.

Med værktøjer, der understøtter komplekse WBS-strukturer (Work Breakdown Structures) og varierende faktureringsmodeller, giver Advanced Projects jer evnen til at forudsige dækningsbidraget præcist, før projektet overhovedet er afsluttet.

Lad os tage et kig på 3 områder, hvor Advanced Projects effektiviserer jeres forretning.

3 vigtige områder Advanced Projects løfter for jer

1. Ressourcestyring der virker i praksis

Det er slut med at gætte: ”Hvem er ledig?” eller om I har nok kapacitet til sælgerens fornyeligt underskrevne kundeprojekt. 

Overblikket over og evnen til at allokere den rette person, til det rette projekt, på det rette tidspunkt er direkte korreleret med virksomhedens dækningsgrad og kundetilfredshed. 

Her kommer Advanced Projects med en række funktioner, der løfter jeres ressourcestyring.

Avanceret kapacitetsplanlægning

Advanced Projects introducerer værktøjer, der strømliner overblikket over kapacitet kontra efterspørgsel.

Projektledere og ressourcekoordinatorer får adgang til interaktive Gantt-kort og "Resource Boards". Disse visuelle værktøjer gør det muligt at se belastningen på tværs af hele organisationen, ikke kun på enkeltprojekter. 

Ved hjælp af drag-and-drop funktionalitet kan opgaver flyttes, og ressourcer om-allokeres i realtid for at udjævne flaskehalse.

Systemet kan også skelne mellem foreløbige reservationer (Soft Bookings) i tilbudsfasen og bekræftede allokeringer (Hard Bookings) ved kontraktindgåelse. 

Dette giver ledelsen et præcist billede af den potentielle fremtidige belastning baseret på salgspipelinen – og gør det markant lettere for dem at se fremad og reagere hurtigt på det.

Allokering baseret på kompetencer

I komplekse projekter er en "ingeniør" ikke bare en "ingeniør". Der kræves specifikke certificeringer, sprogkundskaber eller tekniske færdigheder til at fuldføre opgaverne i projektet.

Advanced Projects inkluderer en database over medarbejdernes færdigheder ("Skills") – tænk det som en kompetencematrix. 

Når en projektleder skal bemande en opgave, kan de filtrere ressourcer baseret på specifikke kriterier - f.eks. "Senior Java Udvikler" med "Scrum Master certificering". 

Her vil I kunne lave en såkaldt ”Skill Matching” til projektet og få de rette ressourcer koblet på projektet. 

Dog kan I også komme ud for, at I ikke kender den navngivne medarbejder i budgetteringsfasen for projektets planlægning. 

Advanced Projects tillader brug af "Generiske Ressourcegrupper" (f.eks. "Konsulenter, programmører m.fl.") som pladsholdere i budgettet. Disse bærer en standard kost- og salgspris, hvilket sikrer, at estimatet er retvisende og giver en bedre forecasting. 

Når projektet vindes, udskiftes pladsholderen med en faktisk medarbejder via en simpel "Resource allokering" funktion - nemt og hurtigt.

Sømløs integration til rekruttering, HR og Sourcing af freelancere

Dygtige medarbejdere er vigtige brikker, som helst skal være på lager, når nye projekter skal ”bygges” og gennemføres. Men har I ikke noget bindeled mellem ressourcestyringen og rekruttering kan det blive en udfordring at analysere behovet for nyansættelser.

Med Advanced Projects får jeres HR- og rekrutteringsafdeling realtidsindsigt i behovet for nyansættelser eller nye kontrakter med Freelancere. 

Hvis forecasting f.eks. viser en vedvarende overbelastning af ".NET udviklere" i Q3, kan HR proaktivt igangsætte rekruttering eller Sourcing. Dette strategiske udsyn transformerer ressourcestyring fra brandslukning til langsigtet planlægning.

Her vil I gå fra at være ét skridt bagud til to skridt foran!

Læs også: Kickstart dine projekter på få minutter med Advanced Projects

Opret nemt projekter i Business Central med Advanced Projects. Kilde: www.prymeglobal.com

2. Økonomisk præcision og Work-in-Progress-styring

Hjertet i Advanced Projects er den dybe integration mellem projektaktiviteter og virksomhedens finansielle regnskab. Hvor standard Business Central Projektmodulet har begrænsninger, understøtter Advanced Projects selv de mest komplekse regnskabsprincipper.

Kom i dybden med budgettering og få det totale overblik – Advanced Project er fyldt med essentielle funktioner til jeres daglige arbejde.

Avanceret budgettering og estimering

Præcise budgetter er forudsætningen for profitabilitet

I den virkelige verden ændrer projekter sig løbende over tid. Derfor skal I kunne lave revisioner på budgettet og tilpasse planlægningen. Advanced Projects kommer med ubegrænsede budgetrevisioner, hvor man kan gemme det oprindelige ”Ankerbudget” og løbende oprette ”Reviderede Budgeter”.

Systemet giver mulighed for detaljeret variansanalyse, hvor man sammenligner Anker budget vs. nuværende forecast vs. faktiske tal helt ned på opgaveniveau. 

I får en fleksibilitet, der omfavner løbende justering i jeres projektforretningen.

Advanced Projects tilbyder også WBS (Work Breakdown Structure), hvor der understøttes dybe hierarkier af opgaver, hvilket spejler strukturen i professionelle projektstyringsværktøjer. Opgaver kan brydes ned i mindre bidder.

En funktion, der gør det muligt at styre økonomien på delprojekter eller faser separat.

Hertil kan I med Advanced Projects også sikre ensartethed og reducere opsætningstiden for nye projekter ved at genbruge logik via skabeloner (Templates) eller en ”kopiér projekt”-funktion.

Det sikrer at, alle standardopgaver, budgetstrukturer og prislister er korrekte fra start.

Igangværende Arbejder (WIP) og indtægtsføring

En korrekt værdiansættelse af igangværende projekter er kritisk for rådgivende virksomheder.

Advanced Projects tilbyder en bred vifte af fleksible metoder til indtægtsføring og WIP (Work-in-Progress)-beregning, herunder "Færdiggørelsesprocent" (POC), "Afsluttet kontrakt/opgave", "Milepæle", og manuel vurdering.

Med de forskellige WIP-styringer kan I løbende holde styr på om der opstår flaskehalse steder i leverancen eller om udvalgte medarbejdere har for mange åbne opgaver tildelt. 

Her vil I kunne sætte et WIP-limit op for jeres teams, så opgaver ikke hober sig op.

I står måske også med behovet for at kunne adskille fakturering og indtægt – intet problem, det kan Advanced Projects også.

Systemet håndterer forholdet mellem hvornår der faktureres, og hvornår arbejdet udføres. 

For eksempel kan et fastprisprojekt faktureres i rater (20% ved start, 30% midtvejs, 50% ved levering), men indtægtsføres lineært i takt med at timerne bruges. Systemet bogfører automatisk forskellen på statuskonti i balancen, hvilket giver et retvisende månedsregnskab.

Indtægtsføringen og WIP-beregning har aldrig været nemmere med Advanced Projects.

Faktureringsmodeller

Fakturering må ikke blive en hæmsko for jeres forretning.

Fleksibilitet i fakturering er afgørende for at imødekomme kundernes forskellige krav. Derfor har Advanced Projects forskellige typer af faktureringsmodeller, som vil passe til lige netop jeres kunders behov.

En af dem er “Fordel fakturering”, hvor en enkelt opgave eller et projekt kan faktureres til flere forskellige kunder med en defineret fordelingsnøgle (f.eks. 50/50 eller baseret på beløbsgrænser). Dette er ofte relevant i Joint Ventures eller forsikringssager.   

Abonnementsfakturering (Subscription Billing) understøtter tilbagevendende indtægter, som er centrale for moderne IT-huse (SaaS-modeller, supportaftaler). Systemet håndterer automatisk fornyelse, indeksering af priser og periodisering af indtægter.

I kan også bruge Tilbageholdt betaling (Retentions), hvor f.eks. kunden i bygge- og ingeniørprojekter ofte tilbageholder en procentdel af fakturabeløbet indtil projektet er godkendt. Advanced Projects styrer disse saldi automatisk, så man ikke mister overblikket over tilgodehavender.

De mange faktureringsmuligheder i systemet strømliner jeres arbejde med kunderne. Mindre tid på besværlig fakturering – mere tid til selve arbejdet på projektet.

Selfbilling

Systemet giver også mulighed for at skabe fakturaer på vegne af f.eks. underleverandører/Freelancere, ud fra den tidsregistrering som disse har registreret på jeres projekter.

Dette er for nogle helt afgørende at kunne, sådan at finans og regnskab ikke skal afvente at disse underleverandører får taget sig sammen til at udstede fakturaer – og det sikrer faktisk også langt mere korrekt fakturering og langt færre diskussioner og spørgsmål til forkerte og forsinkede fakturaer.

Læs også: Sådan bliver jeres tidsregistrering nemmere med Advanced Projects

Det er nemt at registrere tid på projekterne med Advanced Projects. Kilde: www.prymeglobal.com

3. Tidsregistrering og Udlægsregistrering uden bøvl

Tid er penge! 

I har sikkert hørt det utallige gange før, men det gør det heller ikke mindre vigtigt.

Advanced Project reducerer mængden af tastearbejde og manuelle opgaver i forbindelse med tids- og udlægsregistrering.

Registrer tid med få klik

For at data i ERP-systemet skal være retvisende, skal inputtet fra medarbejderne være præcist og rettidigt. Advanced Projects fokuserer på at reducere friktionen i tidsregistreringen og fjerner unødvendigt bøvl.

En feature i Advanced Project, som vi ikke kan komme udenom, er muligheden for at logge tid direkte i Outlook eller gennem din smartphone. En direkte Outlook-integration giver nem tidsregistrering og fjerner friktion for jeres medarbejdere.

Helt konkret kan en aftale i Outlook konverteres direkte til en tidsregistrering i Business Central. Systemet foreslår automatisk projekt og opgave baseret på emnefeltet eller kunden, hvilket minimerer tastearbejdet. 
  
Er dine medarbejdere ofte på farten kan de nemt via mobiladgang registrere tid på projektet. Det sikrer, at timer ikke glemmes eller først indtastes ved månedens slutning, hvor præcisionen er lav. 

Har jeres brugere ofte mange repetitive opgaver, kan de med fordel benytte den indbyggede Timeregistrerings Wizard, som tillader hurtig kopiering af ugesedler eller oprettelse af favoritter.

Tidsregistreringen skal være intuitiv og altid være lige for hånden.

Udgiftsstyring (Expense Management)

Det bliver ikke nemmere at registrere rejseudgifter, kørsel og udlæg.
Med Advanced Projects håndteres alle udgifter og indsættes direkte på projektet.

Skal I sende noget til viderefakturering? Udgifter kan markeres som fakturerbare med eller uden et administrativt tillæg (markup). Systemet holder styr på, hvad der er refunderet til medarbejderen, og hvad der er faktureret til kunden.   

Transaktioner fra firmakort kan importeres og matches med kvitteringer, hvilket letter bogholderiets arbejde markant.

Funktioner som alle er med til én ting: at udnytte jeres tid bedre, så I kan fakturere flere timer.

Hent produktblad om Advanced Projects her

I Advanced Projects kan I nemt få et visuelt overblik over jeres projekter. Kilde: www.prymeglobal.com

Advanced Projects er bygget til jeres branche

Projektfokuserede virksomheder har mange ligheder. Men der er en række branchespecifikke funktioner, som der er behov for.

Advanced Projects kommer med features, der imødekommer behovene i en lang række projektorienterede brancher.

Vi dykker ned i et par af dem.

IT- og konsulenthuse

IT-branchen er karakteriseret ved en høj grad af innovation, brug af agile metoder og et fokus mod abonnementsbaserede indtægter.

For softwarehuse er det største smertepunkt ofte, at udviklerne arbejder i systemer som f.eks. Atlassian Jira eller Microsoft Azure DevOps, mens projektledelsen og faktureringen sker i ERP-systemet. Dette fører til dobbeltindtastning og risiko for fejl.

Advanced Projects tilbyder præbyggede integrationer til disse værktøjer. Når en udvikler opdaterer status på en "User Story" eller registrerer tid på en "Task" i DevOps, synkroniseres data automatisk til Advanced Projects.

I kan bruge agil fakturering, som muliggør, at fakturering kan baseres direkte på leverede "Story Points" eller timer registreret i sprintet, uden manuel involvering. Det sikrer, at fakturagrundlaget altid stemmer overens med det arbejde, kunden kan se i deres projektportal.

Rådgivende ingeniører, arkitekter, landinspektører o.l.

Ingeniørbranchen har unikke krav til kontraktstyring, underleverandører og langsigtede projektregnskaber. 

Alt sammen noget, der er taget højde for i Advanced Projects.

Ændringsstyring (Change Order Management)

Mange små ændringsanmodning kan hurtigt ødelægge lønsomheden for et projekt.

Derfor er "Scope Creep" den største trussel mod profitabilitet i ingeniørprojekter. 

Advanced Projects formaliserer processen for ændringsanmodninger. En ændring starter som en anmodning, estimeres, godkendes internt og sendes til kunden. Først ved godkendelse bliver den en del af budgettet (enten som en udvidelse af hovedkontrakten eller som et separat delprojekt).

Dette sikrer fuld sporbarhed og forhindrer, at arbejde udføres gratis.

Underleverandørstyring (Subcontractor Management)

Ingeniørfirmaer benytter ofte freelancere eller specialiserede underleverandører til projekterne.

Projektledere kan oprette indkøbsordrer direkte fra projektplanen. Advanced Projects matcher leverandørfakturaer med disse ordrer og sikrer, at omkostningen tildeles det rigtige projektbudget.

Systemet understøtter også betingelser, hvor underleverandøren først betales, når kunden har betalt hovedentreprenøren, hvilket optimerer likviditeten.

Et teknisk fundament, der styrker forretningen - også i fremtiden

En af de mest markante differentieringsfaktorer for Advanced Projects er dens arkitektur. 

I modsætning til tredjeparts PSA-systemer, der kobles på Business Central via API-integrationer, er Advanced Projects udviklet som en "Extension" direkte i Business Central. Det betyder, at løsningen deler samme database, samme forretningslogik og samme brugergrænseflade som kernesystemet.

Fordele ved denne type arkitektur:

Intet behov for datasynkronisering: Der er ingen forsinkelse mellem en tidsregistrering foretaget af en konsulent og opdateringen af projektets dækningsbidrag. Data er øjeblikkeligt tilgængelige for finansafdelingen.

Single Source of Truth: Virksomheden undgår konflikter mellem "projektlederens tal" og "økonomichefens tal". Der findes kun ét datasæt.

En del af Microsofts økosystem: Løsningen udnytter de indbyggede integrationer til Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel) og Power Platformen (Power BI, Power Automate). F.eks. kan fakturaer og rapporter designes i Word og Excel, og workflows kan automatiseres på tværs af applikationer.

Advanced Projects er designet til skyen (Cloud-first) og understøtter både "Essential" og "Premium" licenserne af Business Central. 
Advanced Project er desuden bygget sådan, at generelt er der kun brug for ret få Business Central ”Essentials” licenser, fordi langt de fleste projektmedarbejdere, projektledere og de fleste andre udførende medarbejder, kun har behov for den billige ”Team Member” licens. 

Med Team Member licensen kan disse medarbejdere udføre alle de nødvendige projektopgaver og projektaktiviteter. Dette gør løsningen kosteffektiv og den indbyggede funktionsadskillelse skaber også fundamentet for den rette sikkerhedsstruktur omkring data og informationer.

Alt dette sikrer, at løsningen kan skalere fra mindre konsulenthuse med 15-20 ansatte til store internationale rådgivningsvirksomheder med flere hundrede brugere, og med selskaber i mange lande og projekter der skal køre på tværs af landegrænser.

Advanced Projects er fyldt med essentielle features

Nu har vi snakket meget om fordelene ved Advanced Projects – men vi har slet ikke nævnt alle de værdiskabende features I får med systemet.

Har du spørgsmål til Advanced Projects?

Så nåede vi til vejs ende.

Advanced Projects er udviklet til at imødekomme de komplekse behov i moderne projektorienterede virksomheder - uanset om du arbejder med IT, rådgivning, ingeniørprojekter eller jura. Systemet samler projektstyring, økonomi og ressourcer i én integreret platform, så du får fuldt overblik og kan træffe bedre beslutninger på et oplyst grundlag.

Sidder du med spørgsmål om, hvordan Advanced Projects kan optimere netop din virksomheds processer, eller vil du høre mere om konkrete funktioner og branchescenarier? Så er du altid velkommen til at tage kontakt. 

Vi står klar til at rådgive dig om mulighederne, demonstrere løsningen og hjælpe dig videre på rejsen mod mere effektiv projektstyring.