Expense Agent er en AI-drevet agent, der automatiserer udgiftshåndtering i Business Central. Den tager sig af modtagelse af kvitteringer, dataudtrækning, kategorisering, specificering og oprettelse af udgiftslinjer – og samler derefter udgifterne i udgiftsrapporter klar til gennemsyn og godkendelse.

Medarbejdere indsender udgifter via en dedikeret webapp eller ved at videresende kvitteringer til en delt postkasse. Ingen af metoderne kræver en Business Central-licens. Agenten behandler de indsendte kvitteringer, udtrækker de relevante data og opretter udgiftsposter i Business Central. Brugerne gennemser resultatet og indsender udgiftsrapporter til godkendelse via webappen.

Alle finansielle data, revisionsspor og bogføringslogik behandles i Business Central, så eksisterende regler, rettigheder og arbejdsprocesser gælder som normalt.

Når en bruger uploader eller deler en kvittering, sætter Expense Agent automatisk følgende i gang:

• Udtrækker de nødvendige data fra kvitteringen på tværs af understøttede sprog
• Kategoriserer udgiften baseret på de konfigurerede udgiftskategorier
• Tilføjer øvrige relevante oplysninger 
• Specificerer kvitteringen eller tilføjer yderligere information, hvis det er konfigureret
• Anvender relevante firmapolitikker og -regler i baggrunden

Når udgifterne er gennemset, føjes de automatisk til en eksisterende udgiftsrapport eller der oprettes automatisk en ny, når det er relevant. Brugerne skal blot indsende rapporten til godkendelse. 

Expense Agent understøtter desuden: 

• Kørselsgodtgørelse, diæter og andre typer tillæg
• Kontantudgifter, firmakort og bankbetalte udgifter
• Projektrelaterede udgifter, der bogføres direkte på projektkladder
• Fakturerbare udgifter, der automatisk viderefaktureres

Agenten validerer løbende udgifter op mod lovgivningsmæssige krav og interne politikker og hjælper dermed organisationer med at understøtte compliance-krav uden at gøre det mere kompliceret for brugerne.