23. januar 2026

Kickstart dine projekter på få minutter med Advanced Projects

De fleste projektledere i IT‑konsulenthuse, rådgivende ingeniørfirmaer, revisorer, advokater, og servicevirksomheder kender situationen: Kunden venter, arbejdet er i gang, men projekt er endnu ikke blevet oprettet i ERP-systemet pga. tidskrævende processer.

Timerne ender i Excel. Godkendelsen udestår. Ressourcerne enten overbookes eller manglende booking uden at nogen opdager det. Faktureringen trækker ud da ikke alle timer er kommet ind, hvorfor den bliver sendt én gang om måneden – hvis alt går vel.

Det her er ikke bare irriterende. Det er dyrt. Det skaber ventetid, fejl og økonomisk slør, som gør det svært at styre både projekter og have det økonomiske overblik.

Men hvad hvis jeres projekter – uanset om de handler om softwareudvikling, projektberegninger, kundeprojekter eller rengøringsaftaler – kunne være korrekt opsat i ERP-systemet på få minutter, ikke næsten en halv time? Og hvad hvis planlægning, budgettering og fakturering kunne følge samme tempo?

Det er præcis den transformation, Advanced Projects til Dynamics 365 Business Central gør mulig.

Når projektet er i gang – men systemet halter bagefter

Projektbaserede virksomheder arbejder i et miljø, hvor opgaver starter hurtigt, ofte før de administrative processer følger med. Det skaber det, flere virksomheder kalder en “flaskehals”.

Det koster tid og kræfter at få et projekt sat rigtig op i ERP-systemet. Typisk 15-30 minutters manuelt arbejde, for hver eneste opgave.

I praksis betyder det, at projektledere vælger en kortere vej:

De venter med at oprette projektet, fordi opgaven i ERP virker tung og besværlig.

Konsulenter registrerer tid i Excel eller i deres egne værktøjer indtil projektet eller opgaven er klar

Projektlederen mister overblikket, fordi arbejdet ikke findes i systemet

Fejl i Igangværende Arbejder (WIP) eller fakturering dukker først op ved månedsluk eller i næste periode.

Når projektopstart bliver udskudt, skaber det ikke bare rod. Det koster faktiske kroner og øger risikoen for fejl i både leverance og økonomi. For nogle virksomheder opstår en “data-blindvinkel”, hvor den finansielle sandhed og den operationelle sandhed lever i to forskellige systemer.

Det er her Advanced Projects gør en forskel.

Fra tung opsætning til 5‑minutters projektopstart

Kernen i Advanced Projects er Project Wizard – en guidet opsætningsproces, der reducerer projektoprettelsen fra omkring 30 minutter til ganske få minutter.

Hvorfor er det muligt? Fordi guiden bygger på skabeloner, der allerede indeholder alt det, projektlederen ellers manuelt skulle huske og indtaste:

• En standardopdelt Work Breakdown Structure (WBS)
• Projektets “finansielle DNA”: stamdata, bogføringsgrupper, WIP-metoder, fakturaparametre
• Dimensioner som afdeling, costcenter, region og omkostningssted
• Regler for fakturaopsætning – fra én linje til specificerede linjer

I stedet for at åbne 10–12 skærmbilleder med felter om WIP, dimensioner, moms, priser, valuta og kundevilkår, vælger projektlederen blot en skabelon, tilføjer kunde og projektbeskrivelse – og guiden klarer resten.

• Egenskab: Skabelonbaseret opsætning, bygget ind i en logisk guide
• Fordel: Eliminering af manuel indtastning og risiko for opsætningsfejl
• Udbytte: Projekter lever fra dag 1 i systemet, ikke 2 uger senere

Det betyder, at arbejdet aldrig begynder uden et projekt i ERP-systemet. Timerne registreres korrekt fra start. Projektrapporter stemmer. Økonomi har overblik. Og ledelsen får den gennemsigtighed, som mange savner.

Kilde: www.prymeglobal.com

Undgå Excel‑Tetris og få styr på kapaciteten i realtid

Når projektet er oprettet, begynder næste udfordring: bemanding.

I langt de fleste projektvirksomheder er ressourceplanlægning et af de største smertepunkter. Ikke fordi lederne ikke kan planlægge, men fordi værktøjerne er utilstrækkelige, ikke brugervenlige eller ikke opdateret.

Ressourcestyring sker ofte i et mix af:

• Excel-ark
• Whiteboard-systemer
• Outlook samtaler
• OneNote-lister
• Individuelle kalendere
• Separate projektstyringsværktøjer

Det skaber en kapacitetsblindhed. Man ved, at en medarbejder arbejder på et projekt, men man ved ikke, om de har 6 timer ledigt eller 6 timer for meget samme dag. Det fører både til udbrændte nøglemedarbejdere og medarbejdere med for meget luft i kalenderen.

Advanced Projects løser problemet med to visuelle planlægningsværktøjer.

Viden i budgettet – ikke i regneark

Budgettering er for mange virksomheder et Excel-projekt i sig selv. Ofte opretter projektledere en budgetfil, som kun de selv forstår, og som sjældent følger projektet hele vejen.

Resultatet er, at budget og faktiske timer sjældent er synkroniseret – og at ledelsen får deres indblik i projektmarginer alt for sent når budget og realiserede timer ligger i 2 forskellige systemer.

Advanced Projects ændrer det med en integreret budgetmatrix. Budget og faktisk forbrug lever side om side i samme system og opdateres i realtid, efterhånden som medarbejdere registrerer tid.

Derudover kan projektledere kopiere budgetter fra tidligere projekter og justere dem med procentvise ændringer for prisstigninger, scope eller tidsforskydning. Det gør både estimering og planlægning markant hurtigere.

• Egenskab: Budgetmatrix med automatisk afvigelsesanalyse
• Fordel: Realtidsbudgettering uden Excel
• Udbytte: Hurtigere, mere stabile projektprognoser og bedre styring af marginerne

Kilde: www.prymeglobal.com

Fra arbejdstime til faktura – uden månedens faktureringsmaraton

Der er få steder i en projektvirksomhed, hvor ineffektivitet gør mere ondt end i faktureringen.

For mange projektledere og økonomiansvarlige er fakturering en tilbagevendende udfordring:

• Timer kommer for sent
• Fakturagrundlag skal krydstjekkes
• Kundernes fakturakrav varierer
• Kontraktvilkår ligger som PDF’er i mappestrukturen
• Fakturaer udstedes én gang om måneden, fordi processen er for tung

Konsekvensen er en langsomlig faktureringsproces. En time arbejdet i starten af måneden bliver ofte først faktureret midt i næste måned og betalt 30 dage senere. Det er en likviditetsbremse – især for virksomheder som primært leverer timer.

Advanced Projects ændrer hele workflowet.

Fakturaforslag: Når fakturaerne samler sig selv

Systemet identificerer automatisk alt fakturerbart arbejde:

• Godkendte timer
• Godkendte udgifter
• Projektforbrug
• Freelancer
• Milepæle der er nået

Fakturaforslagene grupperes efter kundens kontraktregler, hvorefter projektleder eller økonomi gennemgår dem, justerer evt rettelser og efterfølgende bogfører. Behøver projektet en rabat? Skal en timeseddel afskrives? Det håndteres direkte i kladden – uden at skabe regnskabsfejl i baggrunden.

• Løsningen understøtter også komplekse faktureringsscenarier:
• Løbende projekter, fastpris projekter eller et mix af begge
• Hovedprojekter hvor flere projekter leverer til ét hovedprojekt
• Abonnementsbaserede ydelser

Split-billing på flere selskaber eller kundeenheder

Når fakturaer bliver en “review-opgave” i stedet for et “opsamlingsprojekt”, kan virksomheder pludselig fakturere hyppigere – hver 14. dag i stedet for kun månedligt. Det forbedrer cash flow og reducerer økonomisk risiko markant.

Fordelen ved, at det hele er bygget til Business Central

Markedet for projektstyringsværktøjer er stort. Mange af dem integrerer til Dynamics 365 Business Central, men integration er ikke det samme som at være bygget på platformen.

Advanced Projects er udviklet på platformen og data er derfor direkte i Business Central.

Det giver tre afgørende fordele:

• Ingen datasynkronisering – data er data: Timer, budgetter og fakturaer opdaterer Finans i samme sekund, de bogføres. Data er tilgængelig i “realtid” hele tiden.
• Én sikkerhedsmodel og ét datagrundlag: Når en bruger deaktiveres i Business Central, sker det også i Advanced Projects.
• Lavere kompleksitet og lavere totalomkostning: Ingen middleware, ingen integrationer, ingen dobbeltvedligehold.

For virksomheder, der allerede har Business Central som ERP, betyder det, at projektstyring ikke længere kræver en ekstra platform, men bliver en integreret del af økonomi, drift og rapportering.

Læs også: Få bedre rapportering på projekterne med EV Insight

Konklusionen? - Projektleverance i et helt nyt tempo

Virksomheder, der lever af projekter – uanset om de bygger software, løser ingeniøropgaver eller leverer servicekontrakter m.fl. – er afhængige af tre ting:

• Hurtig opstart
• Sikker planlægning
• En fakturering, der følger projektets tempo

Advanced Projects løfter alle tre områder markant:

1. Hastighed: Project Wizard reducerer projektoprettelsen fra 30–45 minutter til cirka 5.
2. Klarhed: Gantt og Ressourcetavle giver visuel, realtidsbaseret styring af opgaver og kapacitet.
3. Flow: Fakturaforslag gør fakturering hurtigere og mere sikker – og forbedrer cash flowet.

Når projektdata flyder direkte ind i Business Central, uden integrationer og uden forsinkelser, får virksomheder en samlet platform til både drift, økonomi og projektstyring.

Det er ikke bare en forbedring af projektledelsen. Det er en forbedring af forretningen.