09. juni 2020

Sådan udnytter du din virksomheds potentiale med procesoptimering

Procesoptimering er et begreb, som de fleste virksomheder i dag enten har hørt om eller måske ligefrem beskæftiger sig med på daglig basis. Dog er det ofte nærmere manglen på samme, der optager og berører virksomhedernes beslutningstagere såvel som medarbejdere. Rigtig mange oplever nemlig problemer med langsommelige, ineffektive og manuelle arbejdsgange og -processer. Problemer, der koster virksomhederne massevis af (unødige) arbejdstimer, hvilket kan mærkes på bundlinjen.

Kan du nikke genkendende til ovenstående beskrivelse? I så fald er det måske tid til at kigge indad i din organisation og overveje, hvordan du kan optimere på jeres interne og forretningskritiske processer. I dette blogindlæg sætter vi fokus på procesoptimering, hvilke fordele det indebærer, og hvordan det kan bidrage til optimal udnyttelse af din virksomheds samlede potentiale.

Rigtig god læselyst.

Typiske udfordringer for procesdrevne virksomheder

Uanset hvilken branche og type af virksomhed eller organisation, der er tale om, afhænger den daglige drift i en eller anden udstrækning af interne processer. Laver man en virksomhedstegning, vil der hurtigt dukke et vidtforgrenet netværk af systemer, arbejdsgange og workflows op, som i forskellige grader er gensidigt afhængige. Som beslutningstager i virksomheden er det ens fornemmeste opgave at sikre, at disse interne processer og flows forløber gnidningsfrit og optimalt. En opgave, der dog er lettere sagt end gjort.

Mange virksomheder løber nemlig dagligt ind i udfordringer med at håndtere processerne af forskellige årsager, der ofte bunder i et manglende overblik over aktiviteterne og deres performance.

Blandt nogle af de mest udbredte udfordringer finder du eksempelvis:

• Sparsom tid i hverdagen, hvor den daglige drift let overskygger og tager fokus fra behovet for procesforbedringer.
• Vanskeligheder med at integrere og optimere processer på tværs af funktioner, afdelinger og måske endda landegrænser.
• Manuelle arbejdsgange, der er langsomme og kræver arbejdskraft – fx håndtering af løn, cashflows, indkøbsordrer, kontrakter, salgsordrer, fakturering og diverse andre former for administration.
• Hyppige procesfejl og digitale ”omveje”, der skaber tidsspild, dobbeltarbejde, ekstraomkostninger og udgifter.
• Forsinkelser, leverandørproblemer, udeblivende bilag, glemte betalings-deadlines, oversete rykkere, gebyrer o. lign.
• For mange separate systemer, som ikke formår at tale ordentligt sammen.
• Manglende opdatering, godkendelse og alignment af forretningskritiske dokumenter og data.
• Usikker datakvalitet og dokumentation – fx i forbindelse med rapportering og analyse.
• Problemer med at identificere årsagerne til fejl og mangler i systemerne.

For bare at nævne et lille udpluk af de mest udbredte problemstillinger, der ofte er direkte symptomer på ineffektive processer, der hurtigt kan ende med at påvirke virksomhedens økonomi.

At opbygge og styre en procesdrevet virksomhed er typisk en længerevarende rejse. Stigende krav om konkurrencedygtighed og effektivitet stiller højere og højere krav til virksomhedernes evne til konstant at udvikle og optimere de interne processer – på tværs af IT-systemer, arbejdsgange og organisation. Men forandringer, eller måske rettere forbedringer, tager tid. Og tid er i høj grad en økonomisk defineret faktor inden for erhvervslivet.

Netop derfor er det ekstremt vigtigt som virksomhed at tænke i optimerede og innovative løsninger, der kan mindske antallet af procestrin, arbejdende hænder og ikke mindst graverende procesfejl. Dette med henblik på at opretholde konkurrencedygtigheden – og måske ligefrem skabe konkurrencefordele på den lange bane.

Hvorfor er procesoptimering vigtigt for din virksomhed?

Men hvordan ser løsningen på disse udfordringer så ud for virksomhederne i dag? Det korte svar er: Ved hjælp af procesoptimering. Men så kort og forsimplet kan det nu alligevel ikke gøres.

Procesoptimering er nemlig et overordnet paraplybegreb, der under sig samler en bred vifte af software og løsningsmuligheder, der er med til at effektivisere og gøre det nemmere at håndtere virksomheders arbejdsgange og -processer.

Hvilke processer, der har gavn af at blive optimeret, er en hel sag for sig selv, som ultimativt afhænger af, hvilken branche, virksomhed og ikke mindst afdeling du sidder i til dagligt. Det kan være, du er CFO, IT-chef, produktionsleder, projektleder, CEO eller har en helt sjette titel. I alle tilfælde vil du formodentlig være ansvarlig for, at de interne systemer og processer fungerer optimalt, så du kan frigive tid, hænder og ressourcer til andre vigtige formål i forretningen.

Og det er netop her, at procesoptimering kommer ind i billedet. Med de rette optimeringstiltag kan du nemlig få strømlinet virksomhedens arbejdsgange, workflows og processer, hvilket kan skabe stor værdi og konkurrencemæssige fordele for forretningen.

Procesoptimering kan bl.a. bidrage med følgende (konkurrence)fordele:

• Større overblik over virksomhedens system(er), aktiviteter, processer og flows
• Effektiviserede arbejdsgange og mindre spildtid
• Færre manuelle og tidskrævende opgaver
• Færre digitale fodaftryk og unødige omveje
• Bedre udnyttelse af interne ressourcer og arbejdskraft
• Færre flaskehalse i og internt mellem funktioner og afdelinger
• Mere målrettet og effektiv arbejdsindsats hos medarbejderne
• Færre omkostninger og udgifter
• Fremtidssikring af de forretningskritiske processers stabilitet og afkast.

­Ovenstående liste er langt fra en endelig facitliste, men kan give en god indikation på, hvor stort et potentiale procesoptimering reelt set afspejler.

Men lad os lige dvæle lidt ekstra ved det med de tidskrævende, manuelle arbejdsgange og -processer.

Manuelle processer er lig med tidskrævende (og dyre) processer

Trods erhvervslivets stadigt stigende digitalisering oplever mange virksomheder i dag problemer med manuelle processer, der generelt set optager (for) meget tid på den ene side og kræver arbejdskraft på den anden side.

Manuelle arbejdsgange er altså per definition ressourcekrævende og personafhængige processer. Omvendt betyder dette faktum, at der er store tids- og pengebesparelser at hente, hvis du formår at digitalisere og automatisere dine forretningskritiske processer.

Spar tid, penge og papir med digitale, automatiserede processer

Regnestykket er sådan set såre simpelt: Ved at erstatte opgaver, der kræver manuel indtastnings- eller godkendelsesarbejde, med digitale, automatiserede processer, vil du kunne spare tid og penge samt ofte en stor mængde administrativt bøvl med papirarbejde i hverdagen. Altså en betydelig effektivisering og optimering af arbejdsgangene.

Men som om det ikke var nok, vil de digitaliserede processer typisk også mindske fejlmargenen betragteligt. Manuelle arbejdsopgaver kan ofte være af relativt repetitiv og ensformig karakter, hvor (taste)fejl nemt kan opstå af og til – eksempelvis i forbindelse med økonomistyring, regnskabsføring, fakturering eller bogføring. Disse fejl vil de automatiserede og strømlinede workflows kunne delvist eller helt eliminere, hvilket naturligvis vil begrænse dyrt dobbeltarbejde og hyppige rettelser.

Kort sagt: Du får mulighed for at udnytte virksomhedens arbejdende hænder til andre aktiviteter, der er nødvendige og vigtigere for driften og udviklingen af virksomheden.

Et ”end-to-end”-fokus fremfor silo-tankegang

En af de afgørende årsager til, at virksomheder i dag er udfordret på deres ineffektive processer, er, at de fortsat er begrænsede af en såkaldt ”silo-tankegang”. Det vil sige en fremgangsmetode, hvor man arbejder med de interne processer i opdelte, adskilte og isolerede ”siloer”. I disse tilfælde forfalder man ofte til ensidigt at fokusere på suboptimeringer frem for de overordnede procesforbedringer, hvilket kan resultere i, at du ikke får fat om ”roden” til problemet – altså selve årsagen.

Derfor er det anbefalelsesværdigt som beslutningstager at klæde virksomheden på med et helhedsorienteret mindset, der ser på processernes samspil frem for som adskilte enheder.

Se på helhedsbilledet – og undgå ”symptombehandling”

Hvis man som beslutningstager anskuer processer som isolerede delprocesser, risikerer man også at overse de vigtige relationer og grænseflader mellem processerne. Dette betyder ofte, at man får symptombehandlet og repareret fremfor at udbedre problemerne én gang for alle.

Af den grund er der stor fornuft i at tage de bredspektrede briller på og anskue sammenhængen mellem de enkelte processer og systemer. Det vil sige tænke i integrerede og agile ”end-to-end”-løsninger – herunder særligt de digitaliserede og automatiserede af slagsen.

Lad systemerne tale sammen – og berige hinanden

I en mellemstor eller større virksomhed, er der typisk mange afdelinger, der opererer med forskellige systemer. For at sikre procesoptimering er det derfor vigtigt, at samtlige systemer spiller optimalt sammen – eller populært sagt ”taler” sammen ganske gnidningsfrit. Det gælder om at skabe en arbejdsmæssig synergi på tværs af processer, systemer og afdelinger. Og det kræver i første omgang intelligente løsninger, hvor ét system kan berige et andet eller flere systemer.

På den måde kan du skabe et velfungerende ”IT-landskab”, der sikrer effektive og integrerede processer på tværs af afdelinger og funktioner såsom:

• Økonomi
• Fakturering
• Indkøb
• Ordrebehandling
• Lagerstyring/intern logistik
• Salg
• Projektstyring
• Produktion
• Tidsregistrering
• HR
• Ledelsesrapportering og forandringsledelse
• CRM-systemer
• BI-værktøjer.

Og meget andet.

Alt dette med henblik på at optimere og omkostningseffektivisere processer og workflows – uden at skulle hæve udgifterne til yderligere administration.

Netop en sådan løsning får du med et ERP-system, hvilket vi vil se nærmere på nu.

Et ERP-system kan være nøglen til succesfuld procesoptimering

Et ERP-system skal anses som et operativt og tilpasningsdygtigt værktøj mere end et statisk framework. Det er altså et tool der kan skabe overblik over alle virksomhedens systemer og processer samt sætte disse i system, så de dels taler optimalt sammen og dels kan optimeres bedst muligt.

Med andre ord: en komplet ”pakkeløsning”, der ved hjælp af realtime dataindsamling gør det nemt, simpelt og brugervenligt at håndtere og forbinde processer på tværs af arbejdsgange, workflows og afdelinger.

Ét samlet system og overblik – skåret helt ind til benet

Overordnet set har et ERP-system til formål at indsamle alle virksomhedens data i realtid – vel at mærke samlet i ét og samme system. Du skal således hverken bruge tid, ressourcer eller arbejdskraft på at håndtere flere separate systemer, da du får det forkromede overblik og til hver en tid kan få indsigt i virksomhedens enkelte processer.

Der er således skåret helt ind til benet, hvilket skaber de ideelle betingelser for at kunne forenkle, effektivisere og generelt optimere virksomhedens forretningskritiske processer og arbejdsgange. Dette er særligt fordelagtigt for virksomheder eller organisationer, der arbejder med flere afdelinger og underafdelinger fordelt rundt i hele landet eller på tværs af landegrænser. Her er det afgørende, at afdelingernes systemer taler sammen, så der ikke opstår uoverensstemmelser eller komplikationer i organisationens processer.

Med et ERP-system vil du kunne sikre både data-, proces- og system-alignment mellem de enkelte afdelinger – uafhængig af geografisk lokation. Dette er med til at mindske risikoen for fejl, da dataændringer foretaget i én afdelings system automatisk også vil figurere i alle andre afdelingers systemer. Denne datasikkerhed og -kvalitet betyder dermed, at du som beslutningstager er i stand til at træffe de rigtige valg om procesoptimering på baggrund af et validt datagrundlag.

Men for at disse valg og beslutninger kan træffes, kræver det i første omgang, at du og dine medarbejdere rent faktisk har indsigt i og adgang til de store mængder af data. Også dette kan et ERP-system facilitere.

Sæt valide data på dine processer – og gør dem synlige

Som bekendt kommer én fejl sjældent alene. Og sådan forholder det sig også med din virksomheds IT-systemer, hvis ikke der er styr på de interne processer, arbejdsgange og workflows. Fejl i ét system vil nemt kunne avle fejl i andre systemer, og derfor er det afgørende, at du er i stand til at lokalisere fejlens oprindelse og identificere årsagen. Kun på den måde vil du kunne udbedre den og forebygge lignende fejl i fremtiden.

Hvis ikke du rent faktisk kan se og forstå fejlen, er det lidt som at skyde til måls med bind for øjnene. Det bliver i så fald hurtigt til retningsløse og lettere tilfældige ”lappeløsninger”. Omvendt vil du kunne ramme plet med dine optimeringsindsatser, hvis du formår at visualisere og gøre dine datasæt analyserbare.

Netop dette kan du med et ERP-system. Det muliggør, at alle virksomhedens data kan blive tilgængelige og håndterbare, da de samles i det samme operative system. Du skal derfor kun foretage ændringer ét sted og skal således ikke bøvle med også at skulle opdatere alle andre systemer. Vedligeholdelsen af dine data sker helt automatisk og gnidningsfrit.

Sagt på en anden måde: Du får de bedst tænkelige forudsætninger for at træffe datadrevne beslutninger frem for det usikre alternativ: at basere virksomhedens kritiske procesoptimeringer på rene mavefornemmelser. Et ERP-system kan altså være nøglen til, at du får realiseret virksomhedens uforløste potentiale via procesoptimering.

Et ERP-system er ikke selvkørende – og procesoptimering er ikke en éngangsforestilling

Afslutningsvis er det dog vigtigt at understrege, at et ERP-system ikke er selvkørende. Der er ikke tale om trylleri, men derimod om et intelligent værktøj, der kræver de rette hænder og hoveder til at anvende systemet korrekt.

Uden de rette kompetencer og den fornødne viden kan du ikke få det optimale ud af ERP-systemet. Hvis ikke du selv kan opdrive kompetencerne in-house, kan det stærkt anbefales at rådføre dig hos eksterne eksperter på feltet, så du er sikker på, at din virksomhed får det maksimale ud af systemets mange muligheder.

Derudover er det også vigtigt at påpege, at procesoptimering ikke er en éngangsforestilling. Tværtimod! Det er en ongoing proces, der forløber og udvikler sig i spændingsfeltet mellem medarbejdere, kunder, organisation og teknologi. Et dynamisk felt, der er under konstant forandring, hvilket fordrer, at du løbende (fin)justerer dine optimeringsindsatser.

Procesoptimering er kort sagt et fortløbende vedligeholdelsesarbejde, som du nok aldrig bliver helt færdig med. Men med et ERP-system vil du formodentlig opleve, at dette arbejde bliver meget nemmere, overskueligt og effektivt.

Brug for hjælp til procesoptimering?

Har du som beslutningstager et ønske om at optimere virksomhedens interne processer, arbejdsgange og workflows – men mangler du kompetencerne, værktøjerne og den nødvendige viden til at sætte projektet i søen?

Vi er fageksperter inden for optimering af kritiske forretningsprocesser samt implementering af standardløsninger i alle typer af virksomheder. Vores dybdegående brancheerfaring gør, at vi har kendskab til lige nøjagtig din branche. Det sætter os i stand til at yde målrettet rådgivning efter din virksomheds behov og situation. Med vores løsninger tilpasset den enkelte branche, kan vi på den måde hjælpe virksomheder med at opnå betydelige konkurrencefordele – og ikke mindst tage deres interne processer til nye og usete performanceniveauer.

Vi arbejder bl.a. med den Microsoft-udviklede platform, Dynamics 365, der eksempelvis giver alle vores kunder adgang til ERP-systemet Dynamics 365 Business Central. Her får du de perfekte betingelser for at kunne samle alle virksomhedens forretningssystemer i ét og samme system. Yderligere tilbyder Dynamics 365 et væld af moduler, som du afhængig af din virksomheds behov og kerneforretning kan tilvælge, så du får en 100 % tilpasset løsning.

Har du behov for at få gennemgået din virksomheds processer med henblik på optimering? Så tøv endelig ikke med at kontakte os allerede i dag til en uforpligtende snak om, hvordan vi sammen kan sikre, at du får udnyttet din virksomheds potentiale optimalt med procesoptimering.