Business Central 29.1

Business Central 29.1: 3 nyheder, der giver økonomiafdelingen mindre manuelt arbejde og mere kontrol

Hvor meget tid bruger jeres økonomiafdeling hver måned på kreditnotaer, rejseafregninger og betalingskladder? I mange mellemstore og større virksomheder er svaret: for meget. Opgaverne er ikke svære, men de er mange, og de skal være rigtige hver gang.

Den seneste opdatering af Microsoft Dynamics 365 Business Central, version 29.1, går direkte efter netop de opgaver. I denne artikel får I de 3 nyheder, der giver mest værdi for økonomifunktionen. I får også at vide, hvad I bør gøre nu for at få gavn af dem.

Små opgaver bliver hurtigt til store flaskehalse

En kreditnota fra en leverandør ligner en lille sag. Alligevel skal nogen registrere den, finde den rigtige faktura og bogføre den korrekt. Glipper det, betaler I for meget, eller afstemningen trækker ud, når måneden skal lukkes.

Rejseafregninger følger samme mønster. Medarbejderen samler kvitteringer fra flere dage og flere steder. Lederen godkender i sidste øjeblik, og økonomi jagter de bilag, der mangler.

Når pengene skal ud af huset, stiger kravene til kontrol. En fejl i en betalingskladde eller en ændring i anlægsregistret, som ingen har godkendt, rammer både likviditeten og revisionen.

Det er præcis her, de 3 nyheder gør en forskel.

1. Kreditoragenten behandler nu også kreditnotaer

Business Central har en indbygget AI-agent til kreditorbogholderiet, Payables Agent. En AI-agent er en digital medarbejder, der selv udfører afgrænsede opgaver i systemet, mens jeres medarbejdere holder øje og griber ind ved behov.

Med opdateringen kan agenten nu også behandle kreditnotaer fra jeres leverandører. Funktionen er generelt tilgængelig, så I kan bruge den i den daglige drift.

Hvad betyder det for jer?

• Færre manuelle registreringer: Kreditnotaer lander ikke længere i en bunke, som nogen skal tage sig af manuelt.
• Mere tid til det vigtige: Jeres bogholdere bruger tiden på afvigelser og dialog med leverandører frem for at taste.
• Hurtigere lukning af måneden: Når kreditnotaerne er på plads løbende, har I færre åbne poster at afstemme til sidst.

Kernen er enkel: I betaler det rigtige beløb, og jeres folk bruger kræfterne, hvor de skaber værdi.

2. Udgiftsagenten samler rejsen i én afregning

Business Central har også en AI-agent til udgifter, Expense Agent. Opdateringen giver agenten 2 nye evner:

• Den opretter automatisk udgiftsrapporter pr. rejse. Medarbejderen skal ikke selv samle kvitteringer fra en tredages tur til fx en messe i én rapport.
• Medarbejderen kan tilføje en mellemliggende godkender, når rapporten bliver sendt. Det kan for eksempel være en projektleder, der skal se udgiften, før den går videre til den endelige godkender.

Begge funktioner er i public preview. Det betyder, at Microsoft har frigivet dem til test, før de bliver en fast del af løsningen.

Hvad betyder det for jer? Medarbejderne bruger mindre tid på administration efter en rejse. De rigtige personer godkender de rigtige udgifter. Og økonomi modtager samlede afregninger, der er nemme at kontrollere. Resultatet er færre rykkere, færre spørgsmål og et klarere billede af, hvad hver rejse koster.

3. Stærkere kontrol med anlæg og betalinger

De sidste 2 nyheder handler om intern kontrol, og begge er generelt tilgængelige.

Godkendelser på anlægskladder

En anlægskladde er det sted, hvor I registrerer bevægelser på jeres anlægsaktiver, fx køb, afskrivninger og salg. Nu kan I koble godkendelser på anlægskladderne.

Det betyder, at ingen bogfører ændringer på jeres anlæg uden en godkendelse. For CFO'en giver det en tydelig sporbarhed og et bedre udgangspunkt, når revisor stiller spørgsmål til balancen.

Totaler i betalingskladder

I betalingskladder kan I nu se samlede totaler for hver kladde, før I sender betalingerne. Det lyder som en lille detalje, men effekten er stor.
Når I kan se det samlede beløb med det samme, fanger I fejl, før pengene forlader kontoen. Det kan være en betaling, der står 2 gange, eller et beløb med et nul for meget. Godkenderen får samtidig et hurtigt overblik og kan sige ja med større sikkerhed.

Start med processen, ikke med knapperne

Nye funktioner skaber kun værdi, når de passer til den måde, I arbejder på. Derfor anbefaler vi, at I tager stilling til 3 spørgsmål, før I slår noget til:

1. Hvem skal godkende hvad? Afklar, hvem der skal godkende ændringer på anlæg og udgifter, og om nogle udgifter kræver en ekstra godkender.
2. Hvor bruger jeres folk mest tid i dag? Hvis kreditnotaer og rejseafregninger fylder meget, er agenterne et oplagt sted at starte.
3. Hvad vil I teste, og hvad vil I bruge nu? Kreditoragenten og de nye kontroller er klar til drift. Funktionerne i Expense Agent er i preview, så test dem først i et afgrænset område.

Kører I Business Central online, behøver I ikke at gøre meget for at få opdateringen. Nye kunder får den automatisk. Eksisterende kunder modtager en besked, når opdateringen er klar, og kan selv planlægge, hvornår den skal installeres.