14. maj 2020

Optimer din ledelsesrapportering med et ERP-system

Optimer din ledelsesrapportering med et ERP-system

Ledelsesrapportering sikrer, at virksomhedens beslutningstagere handler på baggrund af fakta fremfor mavefornemmelser. Ledelsesrapporteringen kan således sammenlignes med et detaljeret kort, der sikrer, at ledelsen styrer virksomheden i den rigtige retning.

I denne artikel stiller vi skarpt på ledelsesrapportering og kigger blandt andet ind i, hvordan et ERP-system kan hjælpe dig med at optimere ledelsesrapporteringen.

Effektiv ledelsesrapportering sikrer, at virksomheden ender det rette sted

Uden et kort ved hånden er risikoen for at fare vild på en vandretur i den vilde natur overhængende. På samme vis er der stor risiko for, at virksomhedens beslutningstagere mister overblikket og dermed ikke driver virksomheden på den mest hensigtsmæssige måde, hvis ikke de har fakta at forholde sig til, men derimod må forsøge at navigere ud fra egne mavefornemmelser. Derfor er det vigtigt med god ledelsesrapportering, der kan fungere som en form for navigationskort for virksomheden.

Ledelsesrapportering går kort fortalt ud på at samle virksomhedens nøgletal i en rapport, som gør det lettere for ledelsen at lede. Ledelsesrapporten viser på overskuelig vis, hvordan virksomheden klarer sig – ikke blot økonomisk, men også på andre områder. Med denne rapport i hånden har ledelsen altså mulighed for effektivt at navigere virksomheden uden om udfordringer og frem til dens destination.

Uden ledelsesrapportering kan det altså være vanskeligt at træffe beslutninger på et velinformeret og validt grundlag. Omvendt vil ledelsesrapportering kunne sikre, at virksomheden undgår at lede udelukkende på baggrund af mavefornemmelser, hvilket selvsagt kan være en risikofyldt fremgangsmåde. Hvis ikke man har indgående kendskab til, hvordan forskellige dele af virksomheden fungerer og performer, har ledelsen rette forudsætninger for at kunne træffe de bedste valg og beslutninger.

Ved hjælp af en ledelsesrapport har man desuden mulighed for at spotte uhensigtsmæssige tendenser tidligt. Det muliggør, at man kan styre virksomheden målrettet uden om de potentielle risici, inden de for alvor udvikler sig.

Ledelsesrapport: Opbygning og indhold

Der findes ikke én bestemt måde at udføre ledelsesrapporteringen på, og det er derfor heller ikke muligt at levere en endegyldig ledelsesrapportsskabelon. Ledelsesrapportens indhold afhænger nemlig af virksomhedens natur og opbygning samt den pågældende branche. Men uanset hvorvidt der er tale om større erhvervsvirksomheder, såsom produktions-, forsynings-, revisions- eller entreprenørvirksomhed, eller en kommunal forvaltning, skal ledelsesrapporten skabe overblik og give indsigt i den specifikke virksomheds forretningskritiske nøgletal. Ledelsesrapporteringen skal altså tilpasses efter den branche, man som virksomhed agerer i.

En ledelsesrapport kan blandt andet indeholde tal fra en nøgletalsanalyse eller likviditetsanalyse, men den kan også omhandle meget andet end økonomi. For eksempel kan det være relevant at inddrage tal fra HR-afdelingen i en ledelsesrapport. Har I udført en form for trivselsundersøgelse, kan tal fra disse være spændende at kigge på. Derudover kan det være interessant at kigge på elementer som sygefravær, nyansættelser, fyringer og opsigelser. På den måde kan ledelsen danne sig et indtryk af, hvad der sker på medarbejderniveau.

Er der igangsat nye initiativer, bør en ledelsesrapport naturligvis vise, hvad status på disse er. Det kan eksempelvis være i virksomhedens økonomiafdeling, hvor man forsøger at optimere processerne omkring økonomistyringen. I et sådant tilfælde skal ledelsesrapporten naturligvis give overblik over omkostninger og andre essentielle nøgletal, så ledelsen dels kan holde styr på økonomien og dels kan vurdere, hvorvidt optimeringsindsatserne leverer de forventede resultater, eller om der skal fokuseres på andre områder.

En ledelsesrapport kan altså indeholde mange forskellige elementer afhængigt af, hvilken virksomhed der er tale om. Virksomhedens størrelse, opbygning og arbejdsområde er noget af det, der er afgørende for, hvad ledelsesrapporteringen bør byde på, og derfor kan vi heller ikke give dig en fast ledelsesrapportsskabelon.

Til gengæld er det netop i denne sammenhæng, at du med fordel kan hyre eksterne fageksperter, der kan rådgive og trække på deres store erfaring. Med udgangspunkt i din virksomhed kan eksperterne analysere på din forretnings kritiske processer og på baggrund heraf levere et kvalificeret bud på en løsning, der kan løfte dine forretningsdata til nye højder.

Derudover er det vigtigt at påpege, at en ledelsesrapport ikke er statisk, men derimod af dynamisk karakter. Det vil sige, at rapporten kan ændre udseende og indhold efterhånden, som virksomheden udvikler sig.

Skab overblik i virksomheden med et ERP-system

Ledelsesrapportering handler i bund og grund om at skabe overblik. Ved at give virksomhedens beslutningstagere indblik i, hvordan virksomheden klarer sig på forskellige parametre, gør man det muligt for dem dels at træffe korrekte beslutninger ud fra et validt beslutningsgrundlag og dels at styre virksomheden i den ønskede retning.

En af fordelene ved at have et ERP-system i virksomheden er, at det kan være med til at skabe overblik. ERP har til formål at samle virksomhedens aktiviteter i ét system. Det giver overblik og gør det nemmere at effektivisere arbejdsgange – også i tilfælde, hvor forskellige afdelinger er involverede, og virksomheden måske endda arbejder i forskellige lande og med forskellige underafdelinger.

I et ERP-system kan du samle data omhandlende blandt andet økonomi, lagerstyring, produktion, salg, tidsregistrering, indkøb og HR. Ved at indsamle data i realtid er det til enhver tid muligt at få et gennemgribende indblik i virksomhedens aktiviteter og derved kan arbejdsgange nemt effektiviseres. Et ERP-system hjælper altså virksomheden med at skabe overblik, arbejde effektivt på tværs af afdelinger og optimere forretningsprocesser på nem og overskuelig vis.

Få glæde af ERP-systemet i forbindelse med ledelsesrapporteringen

En ledelsesrapport kan rent visuelt udformes på mange forskellige måder, ligesom den kan indeholde mange forskelligartede informationer afhængigt af virksomheden. Mange mellemstore og store virksomheder anvender typisk BI-værtøjer og -systemer til at udarbejde, optimere og/eller automatisere ledelsesrapporteringen.

I en mindre virksomhed kan det give mening med en simplere løsning, hvor ledelsesrapporten udformes manuelt eller i Excel, men efterhånden som virksomheden (forhåbentlig) vækster, kan det hurtigt blive en uoverskuelig opgave at indsamle information om virksomhedens forskellige aktiviteter og efterfølgende sætte dem overskueligt op i en ledelsesrapport.

Er der etableret et ERP-system i virksomheden, har I nem adgang til nøgletal omhandlende de aktiviteter, der er relevante for jer. Det kan resultere i en væsentlig tidsbesparelse i forbindelse med ledelsesrapporteringen. Skal der foreligge en ledelsesrapport hver måned, kan et ERP-system altså på den lange bane i dén grad være en kærkommen hjælp, der letter arbejdet med at indsamle information om virksomhedens aktiviteter.

Sådan forvandler du nøgletallene fra ERP-systemet til en ledelsesrapport

Har du fået ledelsesrapporteringsjobbet i din virksomhed, kan et ERP-system lette dit arbejde betydeligt. Etableringen af et ERP-system betyder imidlertid ikke, at ledelsesrapporteringen bliver overflødig, eller at der intet arbejde skal udføres for at bringe nøgletallene fra ERP-systemet videre til beslutningstagerne i virksomheden. Tallene eksporteres fra ERP-systemet og forvandles til en rapport, hvilket er en markant nemmere løsning end selv at sammensætte rapporten. Ledelsesrapporten kan også med fordel udformes i et business intelligence-værktøj.

Ved hjælp af et BI-værktøj bliver det let og ligetil at trække tal fra ERP-systemet ud og trylle dem om til en rapport, der giver et gennemgribende indblik i, hvordan virksomheden klarer sig på forskellige parametre. Du slipper altså for at skulle sætte rapporten op manuelt eller i eksempelvis Excel, men du kan derimod skabe en rapport direkte i din softwareløsning.

Det primære formål med et ERP-system er naturligvis ikke at gøre det nemmere at udforme en ledelsesrapport, men derimod at effektivisere hele virksomheden. At systemet også kan bidrage til at lette arbejdet med ledelsesrapportering, er imidlertid blot endnu en god grund til, at det giver mening at implementere et ERP-system i virksomheden.

Effektiviser jeres arbejdsgange ved hjælp af et ERP-system

Et ERP-system har til formål at gøre det nemt at effektivisere arbejdsgange og dermed løfte virksomheden til nye højder. Systemet indsamler tidstro data på tværs af afdelinger og aktiviteter og giver det forkromede overblik over, hvordan virksomheden klarer sig.

Ledelsesrapporteringen er altså blot ét af de steder, hvor ERP-systemet kan give en hjælpende hånd, men faktisk kan systemet også på anden vis give ledelsen indblik i virksomhedens aktiviteter. Da et ERP-system indsamler informationer om virksomhedens forskellige aktiviteter, er der i systemet per definition adgang til alle de tal, det kan være relevante for ledelsen at kigge på. Tallene kan, som nævnt, eksporteres og omdannes til en ledelsesrapport ved hjælp af et BI-værktøj, og herudover vil ledelsen typisk selv have mulighed for at gå ind og kigge på tallene i ERP-systemet.

I mange ERP-systemer er det muligt at tilgå data både fra en computer, tablet og smartphone. Forskellige brugere kan have adgang til virksomhedens tal, og for eksempel er det altså muligt for ledelsen at følge med i virksomhedens udvikling i realtid. ERP-systemet kan altså ikke blot medvirke til, at det bliver nemmere at udforme den ledelsesrapport, der skal fremvises hver måned eller hvert kvartal, men kan også gøre det muligt for ledelsen løbende at følge med i, hvordan det går i virksomheden. Dét er med til at give et endnu grundigere indblik i virksomheden og kan være medvirkende til, at beslutningstagerne får det overblik, der gør det muligt for dem at navigere virksomheden i retningen af endnu større succes.

95 % af virksomheder med et ERP-system effektiviserer deres arbejde

Skal virksomheden udvikles og løftes til nye niveauer? Så er det værd at overveje at implementere et ERP-system. Ifølge financesonline.com gælder det, at 95 % af alle de virksomheder, der implementerer et ERP-system efterfølgende oplever effektivisering af deres arbejdsgange.

Vælger du et skalérbart integreret system, der kan tilpasses den enkelte virksomheds behov, vil du altså med største sandsynlighed kunne effektivisere arbejdsgangene i virksomheden – både her og nu og løbende. Det kan ses på virksomhedens bundlinje og medvirker til, at virksomheden vækster.

Der findes flere forskellige ERP-systemer, som hver især har deres styrker og svagheder. Nogle systemer fungerer for eksempel godt i små og mellemstore virksomheder, imens andre systemer er målrettet større virksomheder, der opererer på tværs af landegrænser og har mange forskellige aktiviteter at holde styr på. Stort set uanset virksomhedens størrelse kan der findes et ERP-system, som kan bidrage til, at virksomheden vækster, og at alle medarbejder arbejder effektivt og målrettet.

Har du brug for hjælp til at implementere et ERP-system?

Hos Elbek & Vejrup hjælper vi vores kunder med at effektivisere og digitalisere deres forretningsprocesser. Vi arbejder blandt andet med Dynamics 365, som er en platform, der gør det muligt at samle virksomhedens forretningssystemer. Microsoft-platformen kan udvides med utallige forskellige moduler, hvorved den kan tilpasses den enkelte virksomhed.

Dynamics 365 indeholder blandt andet de to ERP-systemer Dynamics 365 Business Central og Dynamics 365 for Finance and Operations.

Ved hjælp af et gennemført ERP-system kan virksomheden effektiviseres på tværs af afdelinger og aktiviteter, og herudover kan systemet altså hjælpe med ledelsesrapporteringen. Der er således flere gode grunde til at overveje implementeringen af et effektivt ERP-system og netop dét kan vi hos Elbek & Vejrup hjælpe med.

Er du interesseret i at blive klogere på, hvordan vi igennem intelligente IT-løsninger kan skabe værdi for din virksomhed. Vi er specialister inden for optimering af forretningsprocesser samt implementering af standardløsninger til lige nøjagtig din branche. Vores dybdegående brancheerfaring betyder, at vi har indgående viden om, hvad der rører sig inden for de specifikke forretningsområder. Det sætter os i stand til at kunne rådgive på tværs af brancher og lave løsninger tilpasset enkelte brancher, der skaber konkurrencemæssige fordele.

Er du interesseret? Kontakt os allerede i dag for en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe dig med at optimere din virksomheds ledelsesrapportering med et ERP-system.

Eller vil du vide mere om, hvordan du kommer i mål med en ny forretningsløsning? Vi har udarbejdet en dybdegående guide, der tager dig igennem de kritiske faser, der er i en ERP-implementering.