Hvad er ERP? Sådan kan et ERP-system optimere din forretning

ERP: Understøt forretningsprocesserne i din virksomhed

Her på siden finder du:

  • Gennemgang af de 5 mest udbredte ERP-systemer i landet
  • Sammenligning af systemerne
  • Fordele og ulemper ved ERP-systemer
Hvad er ERP?

Hvad er ERP?

Vil du vide mere om Enterprise Ressource Planning (ERP)? Og hvordan ERP kan hjælpe netop din virksomhed med at nå sine mål? Så se med i denne video.

Stadig flere og flere virksomheder vælger i dag at anvende et ERP-system til at understøtte deres forretning. Og det er med god grund. For med et ERP-system kan du både øge dine medarbejderes produktivitet og skabe en langt mere effektiv virksomhed.

Men for at du kan komme i mål med at indfri de mange gevinster, der ligger i at have et ERP-system, er det afgørende, at du vælger det rette ERP-system. I denne situation er der mange forskellige faktorer, der er afgørende for hvilket system, der passer bedst til ens virksomhed.

Et ERP-system er et fælles IT-system, der samler alle virksomhedens arbejdsprocesser – fra salg til produktion. Systemet har til formål at sætte virksomhedens aktiviteter i system og centralisere styringen af fx lager, produktion og tidsregistrering. Du slipper for at arbejde i mange forskellige programmer for at løse basale opgaver, men kan integrere alle aktiviteter i ét ERP-system. På den måde understøtter ERP din virksomheds forretning og optimerer forretningsprocesserne ved at give bedre overblik, spare tid og dermed øge produktiviteten og konkurrenceevnen.

ERP kan fx håndtere følgende administrative opgaver og arbejdsprocesser:

  • Produktion
  • Økonomi
  • Budgetplanlægning
  • Lagerbeholdning og lagerstyring
  • Logistikstyring
  • Kontraktstyring
  • Business Intelligence
  • Salgsstyring
  • Kundestyring
  • Supply Chain Management

Der findes forskellige udbydere af ERP-systemer, og de har hver især en række fordele i forhold til den enkelte virksomheds behov. Hos Elbek & Vejrup arbejder vi udelukkende med Dynamics 365 Business Central, da det er skalérbart og fremtidssikret.

Vi har hjulpet virksomheder med at få det maksimale ud af deres ERP-løsninger. Vi ved derfor også af erfaring, hvor stor og vigtig en beslutning det er, at vælge det rette system og ikke bare et hvilket som helst system. Da vi ved hvor svær denne beslutning kan være, har vi på denne side lavet en oversigt, så du kan vælge det rette system til din virksomheds behov.

ERP er en forkortelse for Enterprise Resource Planning og er et softwareprogram, der styrer alle virksomhedens aktiviteter som salg, ordrebehandling, lager, indkøb, økonomi, produktion og tidsregistrering. ERP sætter alle disse ressourcer og processer i system, skaber overblik og effektiviserer din virksomhed. Selv om det hedder enterprise, så er det virksomheder af alle størrelser, der bruger ERP. 

Forretningsmæssige fordele ved ERP

Helt overordnet handler ERP om at hjælpe virksomhedens medarbejdere med at arbejde mere effektivt på tværs af afdelinger ved blandt andet at præsentere tidstro data fra én central løsning.

Herudover er der en række andre forretningsmæssige fordele ved ERP, som til dels afhænger af, hvilken branche virksomheden opererer i, og dels hvor kompleks virksomhedens processer er. Fx giver det enorm værdi for en entreprenørvirksomhed at kunne lave en kalkulation af et byggeprojekt på baggrund af historik fra lignende projekter, som allerede ligger i deres ERP.

Andre brancher oplever også en kompleksitet, der kun kan løses ved hjælp af ERP. Det kan fx være en produktionsvirksomhed, hvor der både er lagerprocesser og produktionsprocesser, som skal håndteres. I dette eksempel er det ikke hensigtsmæssigt, hvis lageret ikke kan se, hvad der bliver produceret og vice versa.

Der er mange flere fordele end ovenstående, men dét der er fælles for dem alle er, at en løsning til ERP hurtigt giver virksomheden det korrekte datagrundlag til at træffe de rette beslutninger ud fra. Herudover er det ERP-systemets fornemmeste opgave at eliminere dobbeltarbejde og generelt reducere de omkostninger, der er ved at drive forretning.

ERP giver større mobilitet
ERP er med til at gøre virksomhedens processer mere agile, uanset hvor medarbejderne befinder sig. Medarbejdere kan tilgå systemet online, når de ikke er på kontoret og dele data mellem relevante dele af virksomheden uanset tid og sted. Det kan fx være en fordel i situationer, hvor medarbejderen er ude af huset for at servicere kunder. Medarbejderen kan klare alle opgaver på stedet - fx at registrere vareforbrug, tjekke lagerbeholdning, registrere tid og lave en fakturering.

Træk vigtige nøgletal fra ERP
Endnu en fordel ved at samle virksomhedens arbejdsprocesser i ét fælles forretningssystem er, at du har mulighed for at trække vigtige nøgletal direkte fra ERP. Den samlede data på kunder, indkøb, lager, indtægter og udgifter gør det muligt, at anvende systemet til statistik, budget og planlægning. Muligheden for at trække præcise statistikker er et effektivt redskab til at kunne tilrettelægge og løbende tilpasse virksomhedens planlagte udvikling. Det giver en forretningsmæssig indsigt og et beslutningsgrundlag på både på strategisk og praktisk niveau.

Fordele og ulemper ved et 
ERP-system

Fordele og ulemper ved et ERP-system

I denne video får du forklaret hvad de forskellige fordele og ulemper ved et ERP-system er. Derudover bliver du klogere på, hvad du skal kigge efter, når du skal vælge et ERP-system.

Er ERP for alle virksomheder?

Det korte svar på dette spørgsmål er både et ja og et nej. Du kan som mindre virksomhed drage nytte af ERP, hvis virksomheden har helt specifikke behov, der ikke kan klares i almindelig excel-ark, word-dokumenter mv. Det vil ikke være hensigtsmæssigt for en nystartet iværksættervirksomhed med to ansatte at investere i ERP, da behovet højest sandsynligt ikke vil være der.

Men henad vejen kan behovet opstå, og her findes der mindre løsninger til ERP, som især henvender sig til de helt små virksomheder, der udelukkende har brug for et system til at bogføre i.

For mellemstore og store virksomheder er det oplagt at se på hvilket ERP-system, der passer bedst til den enkelte virksomhed. Der findes i dag en lang række ERP-systemer, som er udviklet til meget forskellige typer virksomheder. Hos Elbek & Vejrup arbejder vi udelukkende med Dynamics 365 Business Central, da det er skalérbart og fremtidssikret.

Denne ERP-løsning kan skaleres efter virksomhedens løbende behov og udvikling. Det er let at skrue op og ned for antallet af brugere i takt med virksomhedens vækst. Dermed er virksomheden sikret en løsning til ERP, der dækker nutidige men også fremtidige behov.

Du har brug for en ERP-løsning hvis din virksomhed:

  • Har flere forskellige systemer til at håndtere forskellige processer
  • Ikke har let adgang til forretningskritiske data
  • Bruger for lang tid på bogføring og indtastning af data
  • Har et komplekst og tidskrævende IT-landskab

“Vi har med Elbek & Vejrup fået en samarbejdspartner, som har en stor forretningsforståelse og et dybt kendskab til fashionbranchen. Fra opstarten af samarbejdet er vi blevet mødt af et professionelt og dygtigt team af konsulenter, der har haft fokus på i langt højere grad at digitalisere vores processer. Et højt fagligt kompetenceniveau kombineret med en god dialog har betydet, at vi har fået en løsning, som ikke blot understøtter vores forretning, men også har gjort os langt mere effektive.”

Anette Poulsen
Head of IT & Data, Georg Jensen Damask A/S

Succesfuld ERP-implementering

Selvom det er afgørende, at du vælger den rette ERP-løsning til sin virksomhed, er det ligeså vigtigt, at du formår at implementere det korrekt. Derved kan virksomheden høste de mange gevinster et ERP-system indeholder.

Hos Elbek & Vejrup har vi mange års erfaring med at implementere ERP-løsninger på tværs af en bred vifte af virksomheder og brancher. Implementering af et ERP-system kan tage lang tid og kan variere meget fra kunde til kunde, men overordnet kan selve implementeringsprocessen inddeles i følgende faser:

  • En før-fase: Her udvælges ERP-løsningen på baggrund af funktioner og økonomiske rammer.
  • En implementeringsfase: Her samarbejder ERP-leverandøren og kunden om at få implementeret det konkrete system, så det passer til virksomhedens behov.
  • En post-implementeringsfase: Her uddannes virksomhedens medarbejdere og oplæres i at bruge ERP-løsningen bedst muligt for at indfri det fulde potentiale i systemet.

Du kan læse mere om, hvad du skal være opmærksom på igennem alle tre faser i dette indlæg om ERP-implementering. Du kan også downloade vores komplette guide om emnet her.

Kan ERP stå alene?

Ud fra ovenstående lyder det måske som om, at ERP er løsningen på alle problemer, som er i en virksomhed. Men hvis du kigger på det med realistiske øjne, er det langt fra virkeligheden. ERP er det, der binder virksomhedens processer sammen og sætter dem i system. Det vil være forkert at tro, at du med en løsning til ERP kan skrotte samtlige IT-systemer i virksomheden.

Hvis du har behov for forskellige fagsystemer, eller systemer der specifikt er udviklet til at håndtere fx lager eller produktion, som ikke er standard i ens løsning til ERP, skal de kunne integreres til virksomhedens centrale ERP-løsning. Dermed skabes der synergi mellem alle virksomhedens forskellige IT-løsninger, og du opnår derigennem øget effektivitet og produktivitet

Har du spørgsmål til, hvordan ERP kan optimere din virksomhed? Så tag kontakt til os, og lad os få en snak om dine muligheder for en mere optimeret drift.

Integrationer med ERP

De fleste virksomheder bruger i dag et eller flere administrative IT-systemer til at lette dagligdagens administrative opgaver. Der findes så mange forskellige typer ERP-systemer, at der er løsninger til alt fra små iværksættere til store virksomheder med globale afdelinger. 

Microsoft Dynamics 365 er en standardløsning, som indeholder en bred vifte af moduler - herunder 2 ERP-systemer: Dynamics 365 Business Central og Dynamics 365 for Finance and Operations.

Derfor kan Dynamics 365 udvides via apps i takt med, at virksomheden vækster. Fælles for de mange Dynamics 365 løsninger er, at de er integreret med de øvrige Microsoft-systemer, som virksomheden allerede benytter. Det gør det muligt at anvende data fra Dynamics 365 i systemer som Microsoft Excel, Power BI eller Outlook. Dette samspil muliggør store synergier på tværs af virksomheden og sikrer langt mere effektive arbejdsgange, som kan mærkes på bundlinjen.

Liste: De mest anvendte ERP-systemer i dag

I takt med at ERP-systemer gennem årene er blevet mere udbredte, er der naturligt også kommet flere udbydere til på markedet. Nogle af de mest udbredte ERP-systemer på det danske marked i dag inkluderer:

  • SAP
  • Microsoft Dynamics 365 Business Central (Tidligere Microsoft Dynamics NAV)
  • Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations (Tidligere Microsoft Dynamics AX)
  • Infor M3
  • Oracle ERP Cloud

I de følgende afsnit vil vi kort gennemgå hvert enkelt systems fordele og ulemper.

SAP: Systemet til komplekse globale virksomheder

Det første system på vores liste er SAP. SAP er verdens største ERP-system, som er udviklet af tyske SAP AG. Dette system er udviklet til multinationale virksomheder, som typisk opererer inden for flere forskellige sektorer i mange forskellige lande. Med dette system kan du blandt andet styre:

  • Lønomkostninger
  • Regnskabsstyring
  • HR-forhold
  • Produktionsstyring
  • Salgsstyring
  • Lagerstyring

Da dette system er udviklet til store virksomheder, betyder det også, at systemet er relativt svært og teknisk at arbejde i sammenlignet med andre systemer på vores liste.

SAP’s prismodel er bygget op omkring licenser. SAP er på grund af sin kompleksitet et system i den dyrere ende at anvende.

Det skal dog siges, at du med dette system ikke kommer til at opleve nogle begrænsninger i sin kunnen. Dog er det afgørende, at du har de rette ansatte til at arbejde i systemet, samt at du som virksomhed har en størrelse, både fysisk og økonomisk, der gør, at du kan få det maksimale ud af alle de mange funktioner der tilbydes. I et land som Danmark er der dog kun relativt få virksomheder, der for alvor vil få gavn af at vælge SAP.

“Vi er meget glade for vores samarbejde med Elbek & Vejrup. De har udvist hjælpsomhed og fleksibilitet, når vi har haft behov for sparring og rådgivning omkring vores løsning. Det har betydet, at vi er kommet i mål med et godt resultat, som har effektiviseret vores forretningsgange. Vi har fuld tillid til et godt videre samarbejde med Elbek & Vejrup.”

Henrik K. Christensen
Group CFO, Tefcold A/S

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Det næste system, vi vil fremhæve, er Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dette system er efterfølgeren til det, der tidligere blev kaldt Microsoft Dynamics NAV eller Navision. Dette system er i modsætning til SAP udviklet til små og mellemstore virksomheder. Med dette ERP-system har du blandet andet mulighed for at håndtere følgende funktioner:

Med dette system får du både et ERP-system, der vægter sikkerhed højt samt er nemt at arbejde med og ikke mindst at vedligeholde. Når du skal udvide dit system, gøres det via extensions. Det betyder helt konkret, at din udvikler ikke skal lave ændringer i selve kernekoden.

Derudover kan du tilkøbe yderligere integrationer inden for blandt andet Produktionsstyring og Service gennem din Business Central-partner. Rent prismæssigt tilbydes din virksomhed her en meget fleksibel prisordning. Her kan du vælge imellem tre licensmuligheder, der alle har forskellige anvendelsesmuligheder. Disse tre prismodeller kaldes ’Premium’, ’Essential’ og ’Team Member’.

Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations

Et tredje system, vi vil fremhæve, er Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations. Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations er efterfølgeren til Microsoft Dynamics AX. Dette system er i modsætning til sin navnebror ovenfor udviklet til større virksomheder, hvilket også afspejler sig i deres funktioner.

Med dette system har du mulighed for at håndtere følgende funktioner i din virksomhed:

  • Produktionsstyring
  • Økonomistyring
  • Budgetplanlægning
  • Lagerstyring
  • Kontraktstyring
  • Business Intelligence
  • Logistikstyring
  • Salgsstyring

Rent prismæssigt er Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations dog ikke blandt de billigste systemer på markedet. Du skal købe minimum 20 licenser for at kunne bruge dette ERP-system. Dette understreger også, at der er tale om et system, der skal bruges af mellemstore til store virksomheder.

Her kan du vælge imellem tre licensmuligheder, der alle har forskellige anvendelsesmuligheder. Disse tre prismodeller kaldes en ’Full User’, ’Activity User’ og ’Team Member User’.

Infor M3

Den næste på listen, vi vil fremhæve, er Infor M3. Infor M3 er verdens 3. største udbyder af ERP-systemer. Infor M3 er særligt egnet til at understøtte internationale virksomheder med tunge og komplicerede arbejdsprocesser.

Nogle af de typiske opgaver som kan varetages med dette system inkluderer:

  • Salgsstyring
  • Økonomistryring
  • Produktstyring
  • Produktionsstyring
  • Supply chain management
  • Procurement management
  • Marketing
  • Kundeservice
  • HR management

Med dette system kan du, ligesom med Microsoft Dynamics 365, vælge om du selv vil opbevare dine data, eller om du ønsker en cloudbaseret løsning. Ligesom med SAP er der her dog primært tale om et stort ERP-system, som er udviklet til både store virksomheder og internationale koncerner. Rent prismæssigt ligger InforM3 midt i markedet.

Oracle ERP Cloud

Det sidste ERP-system vi vil inkludere i denne guide er ERP-systemet fra Oracle. Oracle er en af verdens største IT-virksomheder med mere end 130.000 ansatte. Oracle udvikler en række produkter blandt andet inden for customer relationship management, markedsføring og selvfølgelig ERP.

Nogle af de arbejdsopgaver som kan varetages med dette system inkluderer:

  • Project management
  • Procurement management
  • Risk management
  • Enterprise Performance management (EPM)
  • Supply chain management

Oracle er mere fleksibelt og mindre komplekst end de fleste af de tungere ERP-systemer og kan bruges af både små og store virksomheder. Systemet er ligeledes cloudbaseret, og det er netop cloud-funktionen, som fremhæves som et af systemets styrker. Typisk vil det være mellemstore/store virksomheder, der vil have størst gavn af dette system. 

“Det er altid med en vis portion skepsis og nervøsitet, at man udskifter sit ERP system – det er kan sammenlignes med en hjertetransplantation. Men i hænderne på Elbek & Vejrup gik det over al forventning – vi kunne efter transplantationen både stå, gå og fungere dagen efter. Det gode fælles forarbejde kom virkelig til udtryk ved go-live og den efterfølgende driftsstabilisering – vi havde stort set ikke brug for hjælp efterfølgende.”

Henrik Dueholm
CEO , Bramidan A/S

Vedligeholdelse af et ERP-system

Ligesom med datasikkerheden er der også sket meget på området for vedligeholdelse af ERP-systemer. Førhen skulle du igennem til tider opslidende re-implementeringsforløb, som både var omkostningsfulde og tids- og ressourcekrævende. Dette kan du selvfølgelig ikke helt undgå, hvis du kommer fra et ældre ERP-system, som fx Dynamics NAV 2009, og skal løftes op til Business Central.

Men når du først er blevet løftet til Business Central, så foregår de løbende opgraderinger meget nemmere, end du tidligere har set, for slet ikke at nævne at det ikke længere er så omkostningstungt.

Sidst men ikke mindst skal du også huske på, at det tager tid at implementere et ERP-system internt i en virksomhed. At implementere et ERP-system fra bunden er en stor og krævende opgave. Derfor er det vigtigt, at du får planlagt ERP-implementeringen grundigt samt afsætter de fornødne ressourcer til det.

Cloud-teknologi kommer til at betyde endnu mere for dit valg af ERP-system

Som nævnt ovenfor så er langt de fleste systemer blevet cloud-baseret. At et ERP-system ligger i skyen har stor betydning for, hvordan dine data opbevares, hvor agil din virksomhed vil være samt hvilke applikationer og funktioner, dit ERP-system kan indeholde og udvides med.

De fleste ERP-systemer har deres egen cloud-platform. På denne platform vil du kunne hente de applikationer, som du måtte have behov for. Derfor spiller denne platform en stor rolle for, hvilket system der er bedst. Microsoft har deres Microsoft Azure-platform, hvorfra hele Dynamics 365 og Office 365 applikationerne ligger.

Udover de mange applikationer som kan hostes i Azure, så er oppetiden og driftsikkerheden også ekstremt vigtig at tage højde for, når du vælger hosting-platform. Du kan læse meget mere om Microsoft Azure her.

Hvad skal du overveje, når du skal vælge et ERP-system?

Der er flere faktorer som du bør tage med i dine overvejelser, når du skal vælge et ERP-system til din virksomhed. Nogle af de vigtigste ting du skal tænke på er:

  • Hvilken branche arbejder du i, og hvilke funktioner har du brug for?
  • Hvor mange medarbejdere er der i din virksomhed og hvor mange skal have adgang?
  • Hvad koster ERP-systemet – både på kort og lang sigt?

 

Vigtigheden af branchekendskab
Det første du bør kigge på, når du sammenligner ERP-systemer er, hvilke funktioner det enkelte system tilbyder, og hvad du har brug for. Mange systemer kan mange af de samme ting i dag, men der er stor forskel på, hvor stort og dybt branchekendskab den enkelte ERP-partner har. Derfor er det en stor fordel at vælge en ERP-leverandør, der har forståelse for netop din branche og de udfordringer, din virksomhed skal have løst.

 

Vigtigheden af medarbejderantal og virksomhedsstørrelse
En anden ting du skal tænke på, når du udvælger et ERP-system, er hvor stor og kompleks din virksomhed er. Hvis du er en mindre virksomhed vil nogle systemer kort sagt være for stor en mundfuld at administrere.


Er du derimod et multinationalt selskab med tilstedeværelse på flere kontinenter, har I har behov for et system, der kan håndtere meget store mængder data og komplekse processer. Kompleksiteten er på samme måde en faktor for, hvor store gevinster du kan høste ved at implementere et ERP-system, der effektiviserer virksomhedens arbejdsgange.

Økonomien bag et ERP-system
Den tredje faktor, der er afgørende når du skal vælge et ERP-system, er prisen på selve systemet. Her tænker vi både på den pris det koster at anskaffe og implementere systemet, samt den løbende pris for vedligeholdelse af systemet. De fleste systemer kommer i dag med en pris per licens. Nogle systemer har forskellige priser alt efter, hvor mange rettigheder du skal have til at arbejde i det enkelte system, mens andre kan have en flad prisstruktur.

Vælg en ERP-leverandør der er fagspecialist i din branche

Hos Elbek & Vejrup har vi mere end 25 års erfaring som ERP-leverandør. Vi tilbyder standard ERP-løsninger, som er målrettet udvalgte brancher. Alle vores løsninger tager udgangspunkt i de enkelte branchers behov, optimerer arbejdsgangene og skaber konkurrencemæssige fordele.

Ofte stillede spørgsmål om ERP

Hvad er et ERP-system?

Et ERP-system er én samlet og central IT-platform, der styrer alle virksomhedens aktiviteter som salg, ordrebehandling, lager, indkøb, økonomi, produktion og tidsregistrering. Et ERP-system sætter alle disse ressourcer og processer i system, skaber overblik og optimerer virksomheden.


Hvad er fordelene ved et ERP-system?

Et ERP-system skaber værdi de steder, hvor den sparer virksomheden tid og øger produktiviteten. Dette kan medføre en markant bedre konkurrenceevne, øget markedsandele og dermed en forbedret bundlinje. ERP-systemet vil agere som en fælles database for alle i virksomheden, så hver enkelt afdeling ikke har sit eget system.


Hvordan finder man den rigtige ERP-løsning?

Der er mange faktorer, som man skal regne ind i ligningen, når man skal vælge den rette ERP-løsning til sin virksomhed. Man skal blandt andet have for øje om ERP-systemet kan tilpasses til den enkelte branches særlige behov. Herudover skal man undersøge, om ERP-løsningen understøtter de forretningskritiske processer, virksomheden har.

Læs mere om Business Central i vores vidensbank

Måske er du også interesseret i at vide mere om Business Central? Så gå på opdagelse i vores vidensbank.

Vidensbank Henvisning Section