Miniguide: 5 trin til effektiv økonomistyring i Business Central

Sådan opnår du effektiv økonomistyring i din virksomhed

Effektiv økonomistyring repræsenterer en bred disciplin, der berører mange dele af virksomheden, og som rummer forskellige indgangsvinkler og behov afhængig af virksomhedstype, branche, produkter, globalisering og mange andre faktorer.

Målet er ikke kun at skabe overblik over virksomhedens indtægter og udgifter. Økonomistyring udgør i sig selv et væsentligt omdrejningspunkt for centrale beslutninger og forudsigelser om, hvordan virksomheden rent faktisk performer. Dette ud fra hvad der i virksomheden er sket, hvad der aktuelt sker, og hvad der kan/skal ske.

Disse betragtninger kan blandt andet inkludere følgende:

• Hvordan ser forventningerne til fremtiden ud – eksempelvis budget, cash flow og fremtidige periodiseringer samt afskrivninger?
• Hvordan er den økonomiske situation nu og her – eksempelvis lagerværdien, tilgodehavende/gæld, igangværende arbejde og lignende forhold?
• Hvordan ser det ud med salget og indtjeningen fordelt på segmenter, geografi, kundegrupper eller andet, som er relevant for den enkelte virksomhed, og som giver mening henholdsvis at måle og følge op på?

Alle disse økonomiske aspekter (og flere til) har du mulighed for at adressere med økonomistyring i Business Central. Du får adgang til intelligent funktionalitet, der forgrener sig ud til de enkelte funktionsområder i virksomheden, og du kan frit tilpasse funktionaliteten ud fra dine individuelle behov og formål.

Hos Elbek & Vejrup er specialister i netop økonomistyring. Vi lytter til dine behov og udfordrer dig på, hvordan virksomhedens økonomiske betragtninger i praksis kan indlejres i de værktøjer og funktioner, som Business Central tilbyder. Med afsæt i vores brede branchekendskab til andre og lignende virksomheders behov, leverer vi (nye) perspektiver, der er værd at (gen)overveje.

1. Meningsfulde måleparametre – vigtige ”dimensioner” for forretningen

Et af de typiske spørgsmål, der ofte stilles i forbindelse med virksomhedens økonomistyring, er følgende:

”Hvor tjener vi vores penge – og hvor taber vi penge?”

Dette spørgsmål er vigtigt for at forstå forretningens økonomiske udfordringer og vækstpotentialer. Besvarelsen kræver dog i første omgang, at man formår at prioritere og udvælge de rigtige parametre, der bør og skal måles.

Til at identificere disse tilbyder Business Central brugen af såkaldte ”dimensioner”. Dimensioner er værdier, der skal hægtes på de enkelte posteringer, når de foretages. Det vil være op til den enkelte virksomhed at vurdere og bestemme, hvilke værdier der skal anvendes.

Dimensioner kan eksempelvis være:

• Debitorgrupper
• Geografiske områder
• Afdelinger
• Produktgrupper
• Sælgere
• Andre vigtige forhold, der er relevante at måle på.

Denne selekteringsproces er i høj grad udtryk for begrænsningens kunst, da virksomheder ideelt set kun skal måle på netop dét, der forretningsmæssigt giver mening at måle på – og undlade dét, som ikke giver værdi at måle på.

Dimensioner i Business Central er ikke statiske. Tværtimod! Det er dynamiske størrelser, der afhænger af fremtidige målingsbehov. Der kan løbende ændres på dimensionerne, eller tilføjes nye, som behovet udvikler sig i forretningen.

Brugen af dimensioner kan eksempelvis være med til at besvare følgende spørgsmål:

• Hvor er vores største omsætning fordelt på debitorgrupper, geografiske områder eller virksomhedens afdelinger?
• Hvor ligger virksomhedens bedste indtjening?
• Hvor ligger vores største indkøb?
• Hvilke produktgrupper er mest indtjenende?

Ovenstående liste er langt fra endelig, og du vil selv kunne tilføje mange andre muligheder.

Dit arbejde med dimensioner kræver stor datadisciplin. Men det kan i sidste ende give pote i form af et stærkt datagrundlag for beslutninger og måling af virksomhedens økonomiske udvikling.

2. Økonomisk transparens og fuld (data)kontrol

I virksomhedens økonomifunktion(er) er det langt fra altid, at man er bekendt med, hvad der rent faktisk foregår inden for de enkelte funktionsområder. Økonomifunktionen vil typisk begrænse sig til et overordnet billede af, hvordan det står til gennem kontrol af eksempelvis:

• Lagerværdien – både værdien nu og her, værdien på en given dato og værdien af det, som er leveret eller modtaget, men ikke faktureret.
• Tilgodehavende og gæld i forbindelse med udestående salg og køb.
• Igangværende arbejde i produktionen.
• Igangværende arbejde på sager.
• Anlægsværdier og -afskrivninger – både totaler og på de enkeltstående anlæg.
• Cashflow i forhold salg, køb, investeringer, periodisering, likvider osv.

Denne overbliksskabende datakontrol er vigtig. Men lige så vigtigt er, at der fra økonomistyringens side er total gennemsigtighed med hensyn til, hvad disse overordnede tal så reelt set dækker over. Netop dette muliggør Business Central. I det tilfælde at der er store forskydninger i de enkelte rapporteringstal, så vil det være muligt at spore ud til de enkelte funktionsområder for afklaring og dokumentation af forskydningerne.

At skabe denne høje grad af gennemsigtighed og datakvalitet kræver naturligvis, at man inden for organisationens forskellige funktioner gør det påkrævede og fornødne (for)arbejde ordentligt:

• Varer skal modtages og leveres rettidigt, så lageret afspejler et retvisende billede – herunder også korrekt opgjorte indkøbspriser.
• Leverede salgsordrer, der endnu ikke er fakturerede, skal faktureres – dels for at kunne styre tilgodehavender og dels for, at indbetalingerne registreres, når de kommer ind.
• Rykning af kunder, som mangler at betale.
• Produktionsordrer skal løbende ajourføres på baggrund af anvendte komponenter og tidsforbrug, så de giver et retvisende billede af det igangværende arbejde. Dermed kan produktionsordrerne afsluttes, når de er færdige.

Du kan selv tilføje yderligere punkter til listen, men fælles for dem alle er, at de nemt kan administreres og kontrolleres via Business Central. Her får du de nødvendige værktøjer og afstemningsmuligheder til at skabe den nødvendige datasammenhæng, -gennemsigtighed og -alignment. På den måde kan du effektivt kontrollere og begrænse økonomiske udeståender og mangler.

3. Valide økonomidata – fortid, nutid og fremtid

At kunne spore både hvad der sker nu og her, hvad der er sket tidligere, og hvad der forventes at ske fremover, kræver som tidligere nævnt stor datadisciplin. Men hvis du først formår at skabe dette datafundament ordentligt, bliver det efterfølgende langt nemmere for dig at tilgå, kontrollere og administrere de centrale stamdata, der ofte er en del af grundlaget for virksomhedens beslutninger.

Dette arbejde kan opfattes som en ekstra byrde og tidsrøver i arbejdsdagen. For det kræver unægteligt en vis arbejdsindsats altid at have de rette data til rådighed. Derfor er det også vigtigt, at du imødekommer potentiel utilfredshed og modstand fra medarbejdere ved åbent og ærligt at kommunikere årsagen til behovet – heriblandt at få:

• beriget posteringer med yderligere oplysninger/dimensioner
• faktureret til tiden
• afsluttet produktionsordre samt ajourført løbende
• afsluttet sager samt ajourført løbende
• bogført ind- og udbetalinger hurtigst muligt.

Hvis du eksplicit fremlægger de gavnlige formål, vil det typisk også give mere mening for den enkelte medarbejder, hvilket motiverer til at følge de nye fælles retningslinjer for data og processer.

Fælles for alle de ovenstående (og lignende) punkter er, at de tilsammen muliggør, at økonomistyringen i Business Central overhovedet kan udføres og lykkes. Du får eksempelvis mulighed for at:

• lægge et fornuftigt budget ud fra viden om, hvad der er sket, og hvad der forventes at ske.
• træffe beslutninger om investeringer i fx etablering på andre markeder, åbning af kontorer/fabrikker geografisk, salgsfremstød til specifikke kundegrupper og meget andet.
• træffe beslutninger om ændringer i virksomhedens kundeportefølje eller produktmix.

Vigtige økonomiske afgørelser som disse beror ofte på analyse af et forudgående sæt af historiske data. Ved at forstå og se på udviklingslinjer i de historiske data bliver du klædt på til at navigere sikkert mellem de mange mulige prioriteringer i forbindelse med økonomistyringen.

Igen vil det afhængigt af konteksten være individuelt fra virksomhed til virksomhed, hvilke behov mulighederne i Business Central skal dække. Men uanset hvad vil du med sikkerhed kunne opbygge en solid og tilpasset datastruktur, som du kan udnytte til effektiv rapportering – og som validt datagrundlag for virksomhedens centrale økonomibeslutninger.

4. Optimal sporbarhed – på tværs af hele organisationen

Når man opererer med omfattende økonomidata, der knytter sig til et væld af interne workflows og proces­ser, vil der let kunne opstå fejl og flaskehalse under­vejs. I hvert fald hvis ikke der er 100 % styr på økono­mistyringen.

En af de store udfordringer er blandt andet overhove­det at få identificeret de bagvedliggende årsager til de specifikke fejl, der skaber problemerne. Hvis ikke man ved, hvor og hvorfor fejlene opstår, er det selvsagt også vanskeligt at få udbedret dem.

Netop derfor er det i forbindelse med økonomistyring alfa og omega, at man er i stand til at spore og sam­menkæde alle aktiviteter, så man har det forkromede overblik. Og det er lige nøjagtig, hvad du kan med Business Central.

Sammenhængen mellem de enkelte moduler, funkti­oner og posteringer i Business Central gør, at du har rigtigt gode betingelser for optimal sporbarhed. Du har til hver en tid revisionssporet tilgængeligt for den enkelte ordre eller sag, og du kan således følge da­taudviklingen fra A til Z – samt bagudrettet fra Z til A, hvis du har behov for at gå tilbage i datahistorikken.

Business Central bidrager altså i forbindelse med øko­nomistyring med:

• Fuldt overblik og nøjeregnende stamdatakontrol
• Effektiv datasporing og fejlfinding
• Reducering af fejl og spildtid
• Gennemgående transparens
• Sikker og hurtig navigation mellem processer og aktiviteter.

Og det gælder vel at mærke på tværs af samtlige af­delinger og funktionsområder i hele organisationen.

Faktisk tilbyder Business Central dig så mange mu­ligheder, at den sværeste opgave måske ofte er at lære dem at kende og udnytte dem bedst muligt. Den minutiøse sporing gør, at du kan gå ad mange veje i Business Central for at nå frem til det, du søger efter. Men når du først har lært værktøjerne at kende, kan du gnidningsfrit og effektivt navigere fra postering til postering, bilag til bilag osv., så du hurtigt får de nød­vendige data til rådighed.

Med denne form for detaljeret sporbarhed er din virk­somhed i stand til at handle kalkuleret og proaktivt ud fra, hvad der er mest rentabelt for forretningen.

5. Datadrevne beslutninger er typisk gode beslutninger

Hvis man betragter de økonomiske aspekter i virk­somheden, er økonomistyringen med til at danne det overordnede grundlag, der ligger til grund for beslut­ninger herom. Ved at anvende et økonomistyringssy­stem kan du få et retvisende indblik i:

• Din virksomheds nøgletal
• Ressourcerapporter
• Forbrug pr. hovedaktivitet
• Stamdatakontrol

Og mange andre økonomisk relaterede forhold, der gør det muligt at træffe de rette strategiske beslut­ninger.

Hvis du vælger Business Central til din økonomisty­ring, får du dannet en lang række forskellige typer af posteringer afhængigt af, hvilke områder der kigges ind i:

• I kontoplanen finder du finansposter
• På varerne finder du vareposter
• På debitorer og kreditorer finder du henholdsvis debitor- og kreditorposter.
• På en produktionsordre finder du både vareposter og kapacitetsposter
• På sager finder du sagsposter

Og sådan kunne du blive ved med mange andre po­steringer, som systemet kan foretage.

Du har altså mange forskellige indgangsvinkler til økonomistyringen, og det er derfor vigtigt, at du som virksomhed er skarp til at vurdere, hvad der rent faktisk skal bruges af data til beslutnings­processerne – og hvad der ikke skal bruges tid og ressourcer på.

Yderligere er det vigtigt, at du også nøje overvejer, hvordan de nødvendige data så skal præsenteres. Til dette formål tilbyder Business Central et bredt udvalg af operative præsentationsværktøjer, der kan visualisere og strukturere de økonomiske nøg­letal på overskuelig vis.

Skulle disse værktøjer ikke være tilstrækkelige til at dække dine behov, har du også rig mulighed for at eksportere dine data fra Business Central til eksterne rapporteringssystemer – eksempelvis Ex­cel, PowerPoint, Word eller virksomhedens Power BI. Du er således ikke begrænset til Business Cen­tral-funktionaliteten, da den rummer massevis af systemintegrationer, herunder til Microsoft Office 365.

Set ud fra et økonomisk forretningsperspektiv kan Business Central samlet set klæde din virksomhed optimalt på til at udføre effektiv økonomistyring. Du får mulighed for at følge, kontrollere og arbejde strategisk målrettet med jeres forretningskritiske udfordringer, behov og fremtidige forventninger. Alt dette på baggrund af et validt datagrundlag, der sikrer stabilitet og minimerer fejlmarginen i jeres datahåndtering – til gavn for virksomhedens bundlinje.

Skal vi hjælpe jer med at effektivisere jeres økonomistyring?

Med denne miniguide til effektiv økonomistyring håber vi, at du er blevet klogere på og måske har fået mod på at kaste dig ud i de mange muligheder, funktioner og fordele, som Business Central tilbyder.
Skulle du alligevel sidde med følelsen af, at dette arbejde er uoverskueligt og svært at tage hul på, skal du heldigvis ikke løbe med bolden helt alene. Vi er med dig fra starten, og vi står til hver en tid klar til at yde kyndig rådgivning og vejledning.

Én af vores absolutte spidskompetencer er netop økonomistyring, hvor vi udvikler standardløsninger til specifikke brancher, der altid udspringer direkte af vores konsulenters brede branchekendskab og dybe forretningsforståelse. Vi er eksperter i Business Central, og med os som din faglige medspiller er du altid garanteret en tilpasset økonomistyringsløsning, der understøtter lige nøjagtig din virksomheds arbejdsgange og forretningsprocesser.

Kort sagt: Vi baner vejen for effektiv økonomistyring – sammen med dig.
Lyder det interessant for dig, eller ligger du inde med et spørgsmål til vores løsninger? I så fald må du endelig ikke tøve med at kontakte os