Miniguide: 5 trin til effektiv produktionsstyring

Sådan opnår du effektiv produktionsstyring i din produktionsvirksomhed

Enhver produktionsvirksomhed har et mål om effektiv produktionsstyring. Desværre kan der ofte være langt til målet, hvis man som virksomhed ikke er bevidst om, hvor og hvordan man konkret skal sætte ind i forhold til at effektivisere.

Manglende evne til produktionsstyring kan let komme til at koste dyrt i form af blandt andet:

• Spildtid og ineffektiv logistik
• Utilstrækkelig dataindsigt
• Manglende overblik over lagerbeholdning og omkostninger
• Lav forsynings- og leveringssikkerhed
• Flaskehalse og overbelastet kapacitet.

Støder du jævnligt på en eller flere af ovenstående problemstillinger? I så fald gør du klogt i at rette blikket mod din virksomheds produktionsstyring med henblik på at optimere og effektivisere de interne arbejdsgange og processer mest muligt. En opgave, der er lettere sagt end gjort – men som heldigvis langt fra er umulig.

Effektiv produktionsstyring afhænger for det første af, om de nødvendige komponenter og ressourcer til produktionen er til stede. Og for det andet af om de økonomiske beregninger for en rentabel produktion er foretaget og er tidssvarende. Disse to forhold udgør selve fundamentet for at sikre virksomhedens top- og bundlinje.

1. Valide stamdata - kræver god vedligeholdelse

Al form for effektiv og smidig produktion står og falder med virksomhedens stamdata – vel at mærke de valide af slagsen. Uden udvikling og vedligeholdelse af stamdata har produktionen meget svære vilkår, da det er dataene, der leverer de nødvendige informationer, der skal til for at kunne sikre en stabil produktion i fremdrift.

Produktionsvirksomhedens stamdata dækker over en enorm bred vifte af områder – herunder eksempelvis:

• Opdatering af varekortet på alle styklisteniveauer
• Realistiske leveringstider på købte komponenter
• Planlægningsparametre på alle varer
• Godkendte leverandører
• Produktionsstyklister og ruter til nedbrydning af indkøbs- og kapacitetsbehov.

Sidstnævnte punkt handler konkret om at kunne identificere, hvilke behov der skal dækkes i forhold til både indkøb af komponenter og de fornødne kapaciteter, man skal have til rådighed, for at produktionen kan effektueres til forventet tid – og inden for forventede budget.

Vedligehold af stamdata på varer er en tidskrævende proces, der for mange virksomheder er forbundet med en række udfordringer. Fx baseres datavedligeholdelsen ofte på den enkelte disponents og planlæggers viden og erfaring, frem for de(t) reelle og faktiske behov.

Dette kan afføde konsekvenser såsom øgede lagerbindinger, ”døde” varer uden omsætning eller decideret manko på bestemte dele af produktionens gennemførelse.

2. Ledig kapacitet på ressourcer – undgå flaskehalse og overload

Et er, at alle komponenter er til rådighed, noget andet er, at der er de fornødne maskintimer/mandetimer til rådighed. Forudsætningen for, at dette kan tilvejebringes, er, at produktionsruter på de respektive produktionsvarer er oprettet og korrekte. Netop dette kan ERP-systemet Dynamics 365 Business Central være behjælpelig med ved at tilbyde brugeren en struktur på kapaciteter, der giver et overblik over ledig kapacitet – på grupper og reelle ressourcer. For hver produktionslokation kan der således opbygges det nødvendige hierarki:

Kapaciteter i Business Central dækker over såvel interne som eksterne kapaciteter. De oprettede ruter i systemet visualiserer og skaber overblik over følgende:

1. Virksomhedens behov for opstillings-, operations-, vente- eller køtid mellem de enkelte operationer.
2. Den aktuelle belastning set i forhold til de timer, der er til rådighed pr. kapacitet på de forskellige niveauer.

Overblikket giver brugeren mulighed for dels at reagere og dels planlægge forløbet af de enkelte produktioner. På den måde minimeres spidsbelastninger, mens evnen til at gennemføre et økonomisk sundt produktionsforløb maksimeres.

Virksomheden bør identificere, hvilke kapaciteter der udgør flaskehalse i den daglige proces, samt fokusere på planlægning på disse kapaciteter. Dette vil sikre øget produktivitet og reducering af unødig spildtid på de øvrige kapaciteter. I denne forbindelse muliggør Business Central, at du kan køre med begrænset kapacitet på flaskehalse og dermed undgå risikoen for overbelastning på disse.

Et effektivt arbejds- og produktionsflow afhænger i høj grad af, at brugerne får et effektivt overblik over de opgaver, der skal udføres. Det vil sige en overskuelig jobliste, der er opsat i prioriteret rækkefølge. Med Shop Floor-løsningen kan virksomhederne opsætte en tilpasset jobliste og kun vise netop den information, der skal være tilgængelig for medarbejderen i produktionen.

En sådan digitalisering af joblisten gør, at den pågældende medarbejder konstant har et opdateret overblik over de opgaver, der er planlagt til at skulle gennemføres. Samtidig fjernes jobudførelsens behov for papir, der principielt allerede kan nå at blive forældet i det korte tidsrum, der går fra, at de udprintes til, at de hentes i printerrummet.

3. De nødvendige komponenter skal være til rådighed

At drive en produktionsvirksomhed er langt fra en problem- og gnidningsfri opgave. De fleste produktionsvirksomheder støder fra tid til anden på udfordringer

i dagligdagen med eksempelvis:

• Lagerstørrelser
• Lagerværdier
• Restordrer
• Manko i produktionen.

En række forhold, der volder alle i produktionsverdenen problemer, og som kan koste dyrt, hvis ikke det fornødne overblik og effektiv produktionsstyring er til stede.

Udfordringerne kan let føre til interne komplikationer og (interesse)konflikter på tværs af virksomhedens afdelinger. I økonomiafdelingen mener de, at lagerværdierne er for høje. I produktionen påpeges det, at der generelt er for lidt på lager. Og blandt disponenterne opleves der hyppige problemer med dårlige leverandører, der ikke overholder de aftalte leveringstider.

Heldigvis kan udfordringer som disse forebygges og imødekommes, og her lyder nøgleordene:

• Opdaterede parametre på alle de varer, der skal anvendes
• Kontinuerlig analyse af varernes livscyklus
• Etablering af nye parametre på nye varer i forbindelse med produktskifte
• Sikring af dedikerede leverandører til varelevering. 

Hvis du som virksomhed kan vinge ovenstående punkter af, er du allerede kommet et godt stykke i forhold til at skabe effektiv produktionsstyring – til gavn og glæde for både medarbejdere, afdelinger og den samlede bundlinje.

4. Etablering af ”faste” samarbejder med (de rette) leverandører

Det sker desværre ikke sjældent, at produktionsvirksomheder taber penge og udsættes for kundeutilfredshed som følge af dårlige og usikre relationer til upålidelige leverandører. For helt at undgå overskredne leveringsdeadlines og uforudsete prisomkostninger er det derfor alfa og omega, at man får styr på sine leverandørsamarbejder og -aftaler.

Og det er her, at et produktionsforecast genereret på reelle data og nedbrudt på komponent niveau kommer ind i billedet. Datasættet giver brugeren mulighed for at afklare, direkte med den enkelte og dedikerede leverandør, hvilke varer der forventes at opstå et behov på til levering inden for en specifik periode.

Dette medfører store fordele for din virksomhed såvel som leverandørerne:

• Leverandørerne kan opdatere deres lagrer
• Du får garanti for, at leverandørerne rent faktisk leverer de pågældende varer inden for den aftalte leveringstid – og til den aftalte pris
• Et åbent samarbejde med de udvalgte leverandører sikrer en stabil forsyningskæde

Særligt den sidstnævnte fordel udgør det nok allervigtigste parameter for, at du som virksomhed kan få sikret en effektiv produktion – til den rette tid og den rette økonomi. Derudover er det også altafgørende, at din virksomhed kontinuerligt foretager målrettet evaluering af  leverandørerne i forsyningskæden. Her bør især følgende evalueringsparametre vægtes højt:

• Leveringsevne
• Overholdelse af deadlines
• De leverede produkter og ydelsers kvalitetsniveau
• Pris for varerne/ydelserne.

Ved at evaluere på og sammenholde disse fire punkter får du et optimalt grundlag for stabil og effektiv forsyning.

Yderligere bør dine leverandører, på lige fod med dine bestilte varer, undergå en livscyklusvurdering. Det vil sige en vurdering af de enkelte leverandører i forhold til, hvorvidt disse er strategisk formålstjenlige for forsyningen og økonomisk rentable for forretningen. I de tilfælde, at der opstår et ”låst” leverandørsamarbejde grundet få udbydere, vil det være ekstra vigtigt at pleje relationen til sine leverandører – ligesom du også gør det med dine kunder.

5. Målbare økonomiske opfølgninger og efterkalkulationer

Produktionsvirksomheder kan let tendere til at begrænse vurderingen af leverandørernes leveringsevne til udelukkende et spørgsmål om pris. Men faktum er, at det foruden prisen også er ekstremt vigtigt at måle
på parametre såsom evnen til at overholde ønsket leveringsdato og den bekræftede leveringsaftale.

I kraft af sin integration til Power BI muliggør Business Central, at brugeren på egen hånd kan udfærdige analyser på de leverancer, der er udført af den enkelte leverandør – nemt, ubesværet og overskueligt.

På produktionssiden bør du særligt orientere dig efter nøgleordene opfølgning på materiale/- og kapacitetsforbrug. Business Central tilbyder dig nemlig et opdateret overblik, der visualiserer de forventede omkostninger på hhv. materiale og kapacitetsforbrug.

Ved at sammenstille disse indsigter med det aktuelle forbrug på produktionsordrerne sættes brugerne i stand til gennem hele forløbet at kunne reagere effektivt, hvis omkostningerne skulle vise sig at afvige fra det oprindeligt budgetterede beløb.

Med andre ord: Business Central skaber de ideelle betingelser for, at du kan foretage løbende målinger, opfølgninger og efterkalkulationer, så der
er 100% styr på både forsyningssikkerheden og økonomien.

Skal vi hjælpe jer med at effektivisere jeres produktionsstyring?

Det var så endestationen på denne miniguide til effektiv produktionsstyring. Foran dig ligger nu den egentlige rejse med at få implementeret og komme helt i mål med de fem succesparametre, som vi har gennemgået.

Denne arbejdsindsats og rejse kan dog let forekomme uoverskuelig og vanskelig at påbegynde – særligt hvis virksomheden ikke besidder de rette kompetencer og den fornødne viden in-house.

Men bare rolig – du behøver ikke begive dig ud på effektiviseringsrejsen helt alene.
Hos Elbek & Vejrup kan vi være din faglige sparringspartner. Uanset hvilken type af produktionsmæssige udfordringer du måtte stå med, kan vi uden tvivl være behjælpelige med en løsning tilpasset din virksomheds behov, der kan tage jeres produktionsstyring til nye og usete højder.