Fordele og ulemper ved
ERP-systemer – find det bedste system til din virksomhed

Der findes et væld af ERP-systemer, og alle har sine fordele og ulemper. I dette indlæg sammenligner vi alle fordele og ulemper ved de 4 mest anvendte systemer i landet.

Stadig flere og flere virksomheder vælger i dag at anvende et ERP-system til at understøtte deres forretning. Og det er med god grund. For med et ERP-system kan man både øge sine medarbejderes produktivitet og skabe en langt mere effektiv virksomhed.

Men for at man kan komme i mål med at indfri de mange gevinster, der ligger i at have et ERP-system, er det afgørende, at man vælger det rette ERP-system. I denne situation er der mange forskellige faktorer, der er afgørende for hvilket system, der passer bedst til ens virksomhed.

Hos Elbek & Vejrup har vi hjulpet virksomheder med at få det maksimale ud af deres ERP-løsninger. Vi ved derfor også af erfaring, hvor stor og vigtig en beslutning det er, at vælge det rette system og ikke bare et hvilket som helst system.

Da vi ved hvor svær denne beslutning kan være, har vi lavet denne guide, så du kan vælge det rette system til din virksomheds behov.

Stadig flere virksomheder vælger at anvende et ERP-system

Flere undersøgelser har igennem de sidste år vist, at stadig flere virksomheder vælger at investere i et ERP-system.

I 2017 gav mere end 87% af alle større amerikanske organisationer udtryk for, at de enten var i gang med eller allerede har færdiggjort en implementering af et ERP-system.

I Danmark gør samme tendens sig gældende. Dette er selvom antallet af danske virksomheder, der anvender ERP-systemer ikke er ligeså højt.

Det at have et ERP-system er i dag en hjørnesten i virksomheden i forhold til at sikre, at man kan være konkurrencedygtig.

Hvilke fordele giver et ERP-system?

For at indfri virksomhedens fulde potentiale kræver det, at man har de rigtige værktøjer. Her er et ERP-system ét af kerneværktøjerne til at optimere drift og interne processer for derigennem at opnå økonomisk gevinst. Den største fordel ved at anvende ERP er, at du kan samle dine vigtigste data ét sted. Det kan du udnytte til at effektivisere den daglige drift af din virksomhed.

Du kan blandt andet holde øje med dine lønudbetalinger, forretningstransaktioner, ordrebestillinger og meget mere.

På den måde kommer ERP-systemet virksomheden til stor gavn, når du skal træffe vigtige beslutninger omkring udviklingen af din virksomhed.

ERP-systemet vil agere som en fælles database for alle i virksomheden, så hver enkelt afdeling ikke har sit eget system. Med et ERP-system kan I i langt højere grad kommunikere på tværs af afdelinger og virksomheden som helhed.

Et ERP-system kan derfor være en stor gevinst for de fleste virksomheder.

Alt afhængig af din branche og dine behov, vil du kunne opleve følgende fordele:

Det minimerer andelen af administration
Dine medarbejdere bliver mere produktive
Dine arbejdsprocesser bliver mere fleksible
Du får et bedre indblik i din virksomheds forretning og udvikling
Du skaber bedre muligheder for at kommunikere på tværs af afdelinger

Hvilke ulemper er der ved ERP-systemer?

På trods af at der er rigtigt mange fordele ved at anvende et ERP-system, så er der på den anden side meget få ulemper.

Datasikkerhed

Tidligere var sikkerhed en årsag til bekymring hos flere virksomheder. Men dette er ikke længere et problem i dag, særligt fordi løsningerne er blevet meget sikrere, hvilket gør, at man ikke skal frygte at man nemt kan blive hacket.

I dag er langt de fleste systemer cloud-baseret, hvilket også bidrager til at øge sikkerheden. Ikke kun sikkerhed mod hacker-angreb, men også i forhold til at miste virksomhedens vitale data grundet nedbrud på server.

I dag kan man både vælge løsninger, hvor man selv opbevarer sine data og løsninger, hvor dataene lagres på ERP-udbyderens servere.

Vedligeholdelse af et ERP-system

En mere udbredt ulempe ved at bruge ERP-systemer kan være, at det med tiden skal opdateres, hvilket både kan være meget omkostningsfuldt og ikke mindst tidskrævende. Dette er dog et problem, som du selv kan minimere ved at vælge et ERP-system, som gør det nemt at implementere nye ændringer.

Sidst men ikke mindst skal man også huske på, at det tager tid at implementere et ERP-system internt i en virksomhed. At implementere et ERP-system fra bunden er en stor og krævende opgave. Derfor er detvigtigt, at man får planlagt ERP-implementeringen grundigt samt afsætter de fornødne ressourcer til det.

Hos Elbek & Vejrup er vi bekendt med disse udfordringer. Derfor har vi lavet en grundig 36 siders guide om dette emne som du kan finde her.

Download guide

Hvad skal man overveje, når man skal vælge et ERP-system?

Der er flere faktorer som du bør tage med i dine overvejelser, når du skal vælge et ERP-system til din virksomhed. Nogle af de vigtigste ting du skal tænke på er:

Hvilken branche arbejder du i, og hvilke funktioner har du brug for?
Hvor mange medarbejdere er der i din virksomhed og hvor mange skal have adgang?
Hvad koster ERP-systemet – både på kort og lang sigt?

Vigtigheden af branchekendskab:

Det første som du bør kigge på, når du sammenligner ERP-systemer, er hvilke funktioner det enkelte system tilbyder, og hvad du har brug for.

Mange systemer kan mange af de samme ting i dag, men der er stor forskel på, hvor stort og dybt branchekendskab den enkelte ERP-konsulent har. Derfor er det en stor fordel at vælge en ERP-leverandør, der har forståelse for netop din branche og de udfordringer, din virksomhed skal have løst.

Vigtigheden af medarbejderantal og virksomhedsstørrelse:

En anden ting du skal tænke på, når du udvælger et ERP-system, er hvor stor og kompleks din virksomhed er. Størrelsen og kompleksiteten af din virksomhed er afgørende i forhold til hvor vigtigt dit ERP-system i sidste ende er.

Hvis du er en mindre virksomhed vil nogle systemer kort sagt være for stor en mundfuld at administrere. Er du derimod et multinationale selskab med tilstedeværelse på flere kontinenter, har I har behov for et system der kan håndtere meget store mængder data. Kompleksiteten er på samme måde en faktor for, hvor store gevinster du kan høste ved at implementere et ERP-system, der effektiviserer virksomhedens arbejdsgange.

Økonomien bag et ERP-system:

Den tredje faktor, der er afgørende når du skal vælge et ERP-system, er prisen på selve systemet. Her tænker vi både på den pris det koster at anskaffe og implementere systemet, samt den løbende pris for vedligeholdelse af systemet. De fleste systemer kommer i dag med en pris per licens.

Nogle systemer har forskellige priser alt efter hvor mange rettigheder man skal have til at arbejde i det enkelte system, mens andre kan have en flad prisstruktur.

Liste: De mest anvendte ERP-systemer i dag

I takt med at ERP-systemer gennem årene er blevet mere udbredte, er der naturligt også kommet flere udbydere til på markedet.

Nogle af de mest udbredte ERP-systemer på det danske marked i dag inkluderer:

SAP
Microsoft Dynamics 365 Business Central (Tidligere Microsoft NAV)
Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations (Tidligere Microsoft AX)
Infor M3
ASPECT4

I de følgende afsnit vil vi kort gennemgå hvert enkelt systems fordele og ulemper.

SAP: Systemet til komplekse globale virksomheder

Det første system på vores liste er SAP. SAP er verdens største ERP-system, som er udviklet af tyske SAP AG. Dette system er udviklet til multinationale virksomheder, som typisk operer inden for flere forskellige sektorer i mange forskellige lande. Med dette system kan du blandt andet styre:

Lønomkostninger
Regnskabsstyring
HR-forhold
Produktionsstyring
Salgsstyring
Lagerstyring

Da dette system er udviklet til store virksomheder, betyder det også, at det system er relativt svært og teknisk at arbejde i sammenlignet med andre systemer på vores liste.

SAP’s prismodel er bygget op omkring licenser. SAP er på grund af sin kompleksitet et system i den dyrere ende at anvende, da en licens koster fra $5000.

Det skal dog siges, at man med dette system ikke kommer til at opleve nogle begrænsninger i sin kunnen. Dog er det afgørende, at man har de rette ansatte til at arbejde i systemet, samt at man som virksomhed har en størrelse, både fysisk og økonomisk, der gør, at man kan få det maksimale ud af alle de mange funktioner der tilbydes. I et land som Danmark er der dog kun relativt få virksomheder, der for alvor vil få gavn af at vælge SAP.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Det næste system som vi vil fremhæve, er Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dette system er efterfølgeren til det, der tidligere blev kaldt Microsoft Dynamics NAV eller Navision. Dette system er i modsætning til SAP udviklet til små og mellemstore virksomheder.

Med dette ERP-system har du blandet andet mulighed for at håndtere følgende funktioner:

Økonomistyring
Lagerstyring
Kundestyring
Kontraktstyring
Supply chain management
Afrapportering og dataanalyse
Og mange andre ting

Med dette system får du både et ERP-system, der vægter sikkerhed højt samt er nemt at arbejde med og ikke mindst at vedligeholde.

Når du skal opgradere dit system, gøres det via extensions. Det betyder helt konkret, at din udvikler ikke skal lave ændringer i selve kernekoden. Dette sikrer, at opgraderinger foregår gnidningsfrit og uden risiko for jeres vedkommende.

Derudover kan du tilkøbe yderligere integrationer inden for blandt andet Produktionsstyring og Service. Rent prismæssigt tilbydes din virksomhed her en meget fleksibel prisordning.

Her kan du vælge imellem tre licensmuligheder, der alle har forskellige anvendelsesmuligheder. Disse tre prismodeller kaldes ’Premium’, ’Essential’ og ’Team Member’.

Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations

Et tredje system som vi vil fremhæve, er Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations. Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations er efterfølgeren til Microsoft Dynamics AX – hvilket er et af de mest anvendte i Danmark. Dette system er i modsætning til sin navnebror ovenfor udviklet til større virksomheder, hvilket også afspejler sig i deres funktioner.

Med dette system har du mulighed for at håndtere følgende funktioner i din virksomhed:

Produktionsstyring
Økonomistyring
Budgetplanlægning
Lagerstyring
Kontraktstyring
Business Intelligence
Logistikstyring
Salgsstyring

Rent prismæssigt er Microsoft Dynamics dog ikke blandt de billigste systemer på markedet.

Man skal købe minimum 20 licenser for at kunne bruge dette ERP-system. Dette understreger også, at der er tale om et system der skal bruges af mellemstore til store virksomheder.

Her kan du vælge imellem tre licensmuligheder, der alle har forskellige anvendelsesmuligheder. Disse tre prismodeller kaldes en ’Full User’, ’Activity User’ og ’Team Member User’.

Infor M3

Et sidste system vi vil fremhæve, er Infor M3. Infor M3 er verdens 3. største udbyder af ERP-systemer. Infor M3 er særligt egnet til at understøtte internationale virksomheder med tunge og komplicerede arbejdsprocesser.

Nogle af de typiske opgaver som kan varetages med dette system inkluderer:

Salgsstyring
Økonomistryring
Produktstyring
Produktionsstyring
Supply chain management
Procurement management
Marketing
Kundeservice
HR management

Med dette system kan du, ligesom med Microsoft Dynamics 365, vælge om du selv vil opbevare dine data, eller om du ønsker en cloudbasseret løsning.

Ligesom med SAP er der her dog primært tale om et stort ERP-system, som er udviklet til både store virksomheder. Rent prismæssigt ligger InforM3 midt i markedet med en pris per licens på $150. Alt i alt er der her ligeledes tale om et rigtig godt system til udvalgte virksomheder.